Este 2020 ha estado lleno de muchos retos para las empresas colombianas, quienes se han tenido que adaptar a los cambios provocados por la emergencia de salud.
Dentro de estos cambios se encuentran las nuevas fechas de facturación electrónica, que han puesto a las empresas en contrarreloj, pues el primer grupo debe iniciar a generar su factura electrónica a partir del 15 de junio.
Sin embargo, antes de comenzar con la emisión de comprobantes electrónicos, las empresas deben seleccionar a un proveedor tecnológico y realizar las pruebas de validación previa ante la DIAN. Es por ello que en esta nota decidimos explicarte cómo elegir un proveedor de facturación electrónica.
Recomendaciones para elegir a tu proveedor de facturación electrónica
Como dijimos previamente, ya los plazos para facturar fueron definidos, pero no queremos que esta sea razón para que tomes una decisión apresurada de la que luego te puedas arrepentir. Nuestro propósito es que con estas recomendaciones puedas escoger al mejor software de facturación electrónica y que te beneficies de él a mediano y largo plazo. Para ello debes tener en cuenta:
1. Usabilidad
Ten en cuenta qué tan buena es la experiencia de usuario que ofrece el proveedor que vayas a seleccionar. No queremos que elijas una opción con procesos complejos y largos tiempos de aprendizaje, esto podría dificultar tu habilitación como facturador electrónico.
2. Tecnología de nube
La coyuntura ha demostrado el poder de la nube, por lo que seleccionar un proveedor que te permita crear facturas desde cualquier dispositivo y lugar facilitará las operaciones de tu empresa.
3. Integración
Tu proveedor tecnológico debe tener la capacidad de integrarse con tu programa contable y administrativo. Así podrás llevar las facturas, el control de los ingresos y gastos, las cotizaciones, los inventarios, los reportes contables, y otros, en un solo lugar.
4. Soporte
El proveedor que decidas contratar debe estar en la capacidad de darte un soporte rápido y de calidad por todos los canales existentes, así como de notificar las actualizaciones de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.
5. Seguridad
Ya que valoramos el uso de sistemas en la nube, debes asegurarte de que tu proveedor cuente con todos los protocolos de seguridad web necesarios para que tu información esté salvaguardada.
6. Equilibrio calidad-precio
Es importante que al adquirir un proveedor tecnológico el precio contratado de este incluya todas las funcionalidades indispensables para llevar la facturación y contabilidad del negocio, como incluir la firma digital necesaria para generar las facturas.
En resumen, la recomendación que damos desde Alegra es que al momento de elegir un proveedor de facturación electrónica, te asegures de que cumpla con todas las características que te mencionamos previamente. Esto te ayudará a evitar cualquier tipo de contratiempo y te permitirá cumplir con tus obligaciones en los plazos establecidos.
