¿Cómo son las relaciones comerciales con sus proveedores? Además de la cordialidad y el respeto, ¿qué otras formas de comunicación tiene con ellos? Para llegar a buenos acuerdos, descuentos e incluso recepción de materiales a tiempo, es clave llevar a cabo una buena gestión de proveedores.
¡Tenga paz! Aquí le explicamos todo acerca de la gestión de proveedores en una empresa y cómo puede cambiar por completo la forma en que maneja su negocio, sorpréndase con lo fácil que puede llegar a ser 👇.
¿Qué es la gestión de proveedores?
¡Atención, Tico! 😉 La gestión de proveedores es el conjunto de acciones y procesos que realiza una empresa para controlar, evaluar y optimizar la relación con las personas o compañías que le suministran bienes y servicios. Va más allá que solo las compras y la cordialidad con el personal.
Significa cuidar el vínculo con quienes le venden los materiales o servicios que necesita para ofrecer sus propios productos a sus clientes. Esto va desde elegir a los proveedores adecuados, negociar mejores condiciones, mantener una comunicación clara y evaluar su desempeño a lo largo del tiempo.
Aquí le dejamos algunas características clave de la gestión de proveedores 👇.
Recuerde: la gestión no se trata solo de mandar correos o hacer llamadas, es un proceso organizado para que su empresa tenga siempre lo que necesita, en el momento correcto y al mejor precio.
¿Qué es un sistema de gestión de proveedores?
Un sistema gestión de proveedores es una herramienta que ayuda a las empresas a organizar toda la información relacionada con sus proveedores, desde contratos, facturas y tiempos de entrega, hasta evaluaciones de desempeño. Esta herramienta es indispensable para llevar la contabilidad al día y facilitar el control y gestión.
Preste atención a esto 👉 las herramientas de gestión de proveedores permiten centralizar los datos y simplificar las tareas diarias. Es decir, ya no tendrá que buscar datos en cientos de papeles, correos y hojas de cálculo sueltas. ¡Todos los datos de sus proveedores estarán en un solo lugar!
¿Aún tiene dudas? Pongamos un ejemplo, un sistema de gestión de proveedores y compras es como un asistente personal 😉. Le recuerda qué proveedor ofrece el mejor precio, cuál demora más en las entregas o qué contratos están por vencer.
Ventajas de un sistema de gestión de proveedores
| Centraliza la información | Tener los datos de todos los proveedores en un solo lugar automatiza las tareas administrativas y aumenta la eficiencia operativa. |
| Recordatorios | Evitar multas o entregas retrasadas al tener alertas de pagos. |
| Evalúa desempeño | Conocer quién cumple y quién no es clave para elegir a los mejores proveedores y reaccionar con rapidez ante problemas. |
| Cadena de suministro | Reduce el riesgo de retrasos, incumplimientos y falta de insumos, fortaleciendo la estabilidad y el rendimiento del negocio. |
| Automatiza tareas | Menos trabajo manual y más productividad. |
Todas estas ventajas se pueden adquirir a través de un sistema POS que le permita visualizar entradas, salidas y clasificaciones.
¿Cómo hacer una buena gestión de proveedores?
Una gestión administrativa de proveedores le ahorrará dolores de cabeza. Lo primordial es organizarse y darle seguimiento al proceso. Le recomendamos seguir estos pasos 😉.
- Identifique lo que necesite: antes de buscar proveedores, defina los productos o servicios que requiere su negocio, también es importante verificar cantidades y comenzar a implementar un control de inventarios.
- Investigue el mercado: compare precios, calidad, tiempos de entrega y reputación de los proveedores que considere para abastecer su inventario.
- Aprenda a negociar: acorde precios, plazos de pago, garantías y cantidades mínimas de compra. Mientras más claro sea todo desde el principio, menos problemas tendrá y la comunicación con los proveedores fluirá de forma fácil.
- Comunique de forma efectiva: siempre tenga canales abiertos con sus proveedores. Si necesitan cambios, retrasos de pagos o informes, debe haber comunicación rápida y efectiva.
- Evalúe el desempeño: mida la puntualidad de las entregas, la calidad de los productos y la facilidad de trabajar con cada proveedor.
- Use herramientas de gestión de proveedores: su mejor aliado será un sistema gestión de proveedores que le permita llevar registros, hacer evaluaciones y automatizar tareas.
- Construya relaciones a largo plazo: ¡El hack! Valore a los buenos proveedores y deles retroalimentación. Un proveedor satisfecho puede ofrecerte mejores condiciones de negociación a futuro.
🚀#TipAlegra: haga una tabla de evaluación para cada proveedor con criterios como precio, calidad, puntualidad y atención al cliente. Así, cada cierto tiempo podrá revisarla y tomar mejores decisiones 🤓.
¿Qué es un gestor de proveedores?
¡Es el encargado de llevar la gestión de proveedores dentro de una empresa! El gestor de proveedores dirige toda la comunicación con las empresas que suministran materia prima, productos terminados o servicios.
También, se encarga de darle seguimiento a la gestión de facturas de proveedores. ¡Pero Tico! Recuerde que puede haber más de un gestor de proveedores en una empresa, todo depende del tamaño, tipo de proveedores que tenga el negocio y por supuesto número de proveedores.
El gestor de proveedores se encargará de:
- Seleccionar proveedores.
- Negociar contratos, conseguir mejores condiciones de compra y llevar un control de cuentas por pagar exclusivo.
- Supervisar entregas y asegurarse de que lo que se pide llegue a tiempo.
- Resolver problemas, como retrasos, calidad baja, precios que cambian, etc. El gestor interviene para encontrar una solución.
- Evaluar el rendimiento y revisar a cada proveedor para decidir si seguir trabajando con ellos.
La labor de un gestor de proveedores es clave para que la empresa siempre reciba lo que necesita y pueda mantener su oferta al público sin interrupciones. Darle las mejores herramientas de gestión de proveedores es crucial para facilitar su trabajo.
¿Por qué es importante la gestión de proveedores?
La respuesta es simple: porque afecta directamente las operaciones de su negocio. La gestión de proveedores involucra la satisfacción de sus clientes. Si sus proveedores no cumplen, los productos pueden llegar tarde a las tiendas, la calidad puede bajar, el precio puede aumentar, y eso termina afectando a quien compra tu producto final 😰.
Aquí le dejamos otros aspectos clave.
| Ahorro de costos Al negociar y comparar, puede encontrar mejores precios y condiciones de pago. | Mayor calidad Trabajar con proveedores confiables garantiza que los productos que ofrezca mantengan un estándar de calidad elevado. | Productividad Un proceso ordenado, con herramientas de gestión de proveedores, reduce el tiempo perdido en buscar datos o resolver problemas. |
| Relaciones duraderas Si trata bien a sus proveedores y ellos cumplen con la empresa, la relación se fortalece y beneficia a ambos a largo plazo. | Menos riesgos Al diversificar sus proveedores y monitorear su desempeño, evita depender demasiado de uno solo y reduce el riesgo de quedarse sin insumos. | Garantiza la disponibilidad Ayuda a no quedarse sin mercancías, piezas o servicios que son esenciales para que su negocio funcione. |
Sin una buena gestión, no tendrá un “plan B”, ni sabrá cómo actuar rápido. Contar con un sistema de gestión de proveedores ayudará, sin duda, al crecimiento del negocio.
¿Está listo para dar el siguiente paso y mejorar la gestión de sus proveedores? Con Alegra, puedes llevar el control de sus facturas, gastos y proveedores de manera sencilla y automatizada.
¡No lo deje para después! Conozca Alegra mismo y todas las ventajas que le ofrece.
