¿Cómo funciona el Servicio de Facturación Electrónica de la DIAN?

Solución de facturación electrónica gratuito para Mipymes

Siguiendo con su plan de masificación de la factura electrónica, la DIAN ha puesto a disposición una plataforma gratuita para que los contribuyentes puedan migrar fácilmente a este nuevo sistema. La “Solución Gratuita de Factura Electrónica de la DIAN” está enfocada principalmente en las micro y pequeñas empresas con funciones para generar facturas, notas débito, notas crédito, facturas de contingencia, y poder enviarlas a los clientes por medios electrónicos.

Cómo empezar a usar el Servicio de Facturación Electrónica de la DIAN

 

De acuerdo al decreto 2242 de 2015, la DIAN dejó establecido que la factura electrónica será obligatoria a partir de enero del 2019 para todos los contribuyentes, por ello se recomienda empezar con la migración lo antes posible y no esperar el último momento.

Para usar el servicio de facturación electrónica de la DIAN, debes tener en cuenta estos aspectos:

 

1.- Esta plataforma genera las facturas en formato XML, el cual es el formato estándar y de uso obligatorio para quienes facturan electrónicamente, lo mismo aplica para generación de notas crédito y débito.

2.- El sistema genera la firma digital para garantizar la integridad y autenticidad de la factura electrónica.

3.- El usuario puede guardar los datos de sus clientes y productos para generar factura electrónica, nota débito electrónica, nota crédito electrónica y factura de contingencia, y podrá enviar estos documentos por correo electrónico, además descargar los documentos electrónicos al momento de la generación, sin embargo, no podrá almacenar estos documentos en el sistema gratuito ni subir archivos, tampoco conectar con otro software contable.

4.- La recepción de facturas electrónicas no podrá hacerse desde este sistema, así que el usuario deberá encontrar otra plataforma para esta función.

5.- Para empezar a generar facturas electrónicas con este sistema gratuito, el usuario deberá contar previamente con un Certificado Digital expedido por una entidad de Certificación Digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación (ONAC). Para el caso de los micro y pequeños empresarios, la DIAN podrá proveer certificados digitales según disponibilidad.

Cómo solicitar la facturación electrónica ante la DIAN

 

De manera voluntaria:

Para los contribuyentes que quieren empezar a usar la factura electrónica mediante el sistema gratuito de la DIAN y de manera voluntaria, primero deberán habilitar como proveedor: UAE DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, y como software: FACTURACIÓN GRATUITA DIAN V – D 2242. Una vez hecho este procedimiento, la DIAN emitirá la resolución habilitándolo como facturador electrónico e indicando la fecha de inicio.

De manera obligatoria:

Si tu caso es de un contribuyente obligado a emitir factura electrónica, la DIAN lo habilitará de inmediato al momento en que asocie el software del proveedor con el término: FACTURACIÓN GRATUITA DIAN V – D 2242.

Una vez quedes habilitado como facturador electrónico, la DIAN actualizará el RUT, según sea el caso, con lo cual podrás solicitar los rangos de autorización de numeración de facturación en el SIE dispuesto en el sitio web de la DIAN. Es importante tener en cuenta que el sistema gratuito no podrá ser utilizado si no se ha cumplido previamente los dos procedimientos señalados.

 

¿Qué sistema de facturación electrónica es mejor para Mipyme?

 

Antes de tomar la decisión sobre el sistema de facturación electrónica que usarás en tu negocio debes analizar las funciones y beneficios que ofrece esta solución gratuita vs un software pago, ya que para llevar la facturación de tu empresa organizada debes elegir un sistema que te permita emitir, recibir, almacenar y gestionar todas tus facturas electrónicas y así tener toda la información en un solo lugar, además tener acceso a un servicio de soporte para obtener asesoría y ayuda en caso de inconvenientes.

Te invitamos a probar Alegra gratis por un mes y descubrir lo fácil que es facturar y gestionar tu negocio con todas las funciones integradas para llevar un control organizado, además con la aplicación móvil podrás generar facturas electrónicas en cualquier momento y lugar ganando tiempo y tranquilidad.