Facturación Electrónica en Colombia ▷ Guía completa 2021 

¿Qué es la facturación electrónica en Colombia?

La facturación electrónica en Colombia no es más que la versión electrónica de las facturas en formato papel, las cuales conservan los mismos efectos legales de soportar la adquisición de un bien o servicio. La principal diferencia radica en que la emisión de esta factura es posible a través del uso de la tecnología, lo cual permite que la DIAN, uno de los nuevos integrantes de este modelo de facturación, tenga conocimiento de forma automática de las facturas que genere una empresa obligada a facturar electrónicamente. A diferencia de las tan conocidas facturas de papel, éstas se emiten a través de un computador y/o soluciones informáticas. 

Si eres amante del contenido en audio el episodio 1 y 2  de la segunda temporada de nuestro podcast emprendamos  llamado «Facturación Electrónica en Colombia: el ABC para comenzar» ¡te encantará!

Aquí te dejamos la primera parte para que te animes a escucharlo completo:

¿Cómo funciona la facturación electrónica en Colombia?

La facturación electrónica en Colombia abre un mundo de posibilidades para emprendedores como tú que buscan crecer apoyándose en la tecnología. La factura electrónica a diferencia de la factura en papel, se genera a través de un sistema informático, que a su vez tiene que ser autorizado por la DIAN. Además, todas las facturas electrónicas ya no se hospedarán en grandes bodegas como se hacía con las facturas tradicionales, sino que ahora se alojarán en  la nube. 

Para que logres conocer más a fondo cómo funciona esta herramienta tan poderosa, es necesario conocer los nuevos actores en este proceso y los nuevos conceptos con los que seguro te irás familiarizando a través de la lectura de esta guía.

¿Cuáles son los actores involucrados en el proceso de facturación electrónica en Colombia?

Anteriormente con la factura tradicional, se hablaba del comprador, el vendedor, la factura de venta o cuenta de cobro y poco más. Con la facturación electrónica nacen nuevos conceptos y elementos indispensables para poderla expedir ¿Quieres conocerlos? ¡Empecemos!

• OFEs (Obligados a Facturar electrónicamente): Es decir, el emisor será el obligado a facturar electrónicamente. También será el encargado de expedir la factura electrónica bajo todos los lineamientos establecidos por la DIAN.
  
  Además, será el encargado de emitir notas débito y notas crédito cuando fuera necesario ¿Bien hasta aquí? El siguiente actor que conoceremos es igual de importante en el proceso de  expedición de una factura electrónica.
  
  
• El Adquirente (Receptor): Se refiere a la persona natural o jurídica que recibirá la factura electrónica expedida por los OFES, y será la persona encargada de aprobar o rechazar las facturas al generar un acuse de recibo.
  

• PTs Proveedor tecnológico: Son todas aquellas empresas autorizadas por la DIAN para prestar el servicio de la facturación electrónica. En Colombia existen más de 88 proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN y entre ellos se encuentra Alegra que fue certificada para la emisión de facturas electrónicas con validación previa.

           Puedes leer más de sus características haciendo clic aquí: Descubre en segundos por qué todos están hablando de Alegra.

• DIAN (Dirección de impuestos y aduanas nacional): Entidad encargada de promover, regular e impulsar de forma masiva la facturación electrónica en Colombia. Además, como lo hemos mencionado anteriormente, es la única entidad que autoriza a un proveedor tecnológico en Colombia.

Uno de los cambios más importantes anunciados por la DIAN en materia de facturación electrónica hace referencia a la implementación del nuevo modelo de facturación con validación previa, basado en la validación de la expedición de las facturas y que funciona bajo el protocolo UBL 2.1.

Gracias a este nuevo modelo de validación previa, la DIAN podrá validar las facturas antes de que el proveedor las envíe al cliente, lo que representará una mejora y significa un trabajo rápido en tiempo real. Recordemos que anteriormente este proceso representaba un retraso en las operaciones y llegaba incluso a ser una complicación, debido a que la DIAN se encargaba de validar las facturas dentro de las 24 horas posteriores.

Está claro que la DIAN también tiene como propósito estar alineada con los avances tecnológicos, de hecho, la DIAN ofrece un sistema de facturación electrónica. El único limitante es que no cubre la parte contable de la empresa, a diferencia de proveedores tecnológicos que a su vez son softwares contables y administrativos, como es el caso de Alegra.

Características y requisitos de la facturación electrónica en Colombia

Si estás obligado a facturar electrónicamente en Colombia, o estás pensando en hacerlo de forma voluntaria, deberás conocer las principales características y tener en cuenta que toda persona natural o jurídica obligada a facturar electrónicamente deberá cumplir con algunos requisitos especiales.

Precisamente es aquí donde los proveedores tecnológicos se vuelven una ficha clave para emprendedores como tú, ya que por ejemplo, proveedores tecnológicos como Alegra te ayudarán a cumplir con todos estos requisitos y te orientarán en todo tu proceso de transición. 

Alegra está creando contenido constantemente, diseñando guías y videos donde podrás aprender todo lo que necesitas para empezar a facturar electrónicamente y cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN. Conoce más sobre Alegra.

Vamos a ver cuáles son esas características y requisitos:

• Formato XML (Extensible Markup Language/ Lenguaje de Marcas Extensibles): Una de las características más notorias de este nuevo modelo de facturación es el uso de diferentes formatos. Entre ellos el uso de un formato electrónico de generación XML, el cual está estandarizado por la DIAN.
• Numeración autorizada por la DIAN: Para que tus facturas tengan una numeración de carácter consecutivo, es decir: FVE 0001, FVE 0002 o FVE 0003, tendrás que solicitar una resolución de facturación electrónica en Colombia, que te permitirá tener una numeración de carácter consecutivo autorizada por la DIAN.

• Certificado digital: Otra de las características y requisitos para facturar electrónicamente que deberás tener en cuenta, es el certificado digital, el cual se deberá adquirir a través del ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia), únicas firmas aceptadas por la DIAN.
  
  El costo de este certificado oscila entre los $150.000 a $200.000, pero no te preocupes, una de las ventajas de facturar electrónicamente en Colombia con Alegra es que el certificado digital será totalmente gratuito para sus nuevos usuarios.  
• CUFE Código Único de facturación electrónica: Código único e irrepetible asignado a cada factura electrónica expedida en Colombia. Este código también es requerido de forma obligatoria por la DIAN, contiene 40 caracteres y deberá apreciarse en cualquier parte de la representación gráfica (archivo en PDF) de la factura.
  
  ¿Qué pasa si el código CUFE no coincide con la factura electrónica generada?
  Si la información es inválida, se deberá identificar el problema, ya que de ser falso el documento puede llegar a una investigación de carácter fiscal.

Artículo relacionado Cambios en los sistemas de facturación en Colombia según la resolución 000042

• Código QR (Quick Response/respuesta rápida): El Código QR es la versión actualizada del código de barra bidimensional. Seguramente ya habrás utilizado varias veces uno para ver la carta de un restaurante, obtener información adicional de un evento, algunas etiquetas de prendas de ropa, etc.
  
  El  código QR nos permite almacenar casi cualquier información, y en el caso de la facturación electrónica es necesario ya que permite el almacenamiento de gran cantidad de información alfanumérica. Justamente este  código es una de las características que nos permitirá diferenciar fácilmente una factura electrónica de una factura en papel o por computadora. Este también se deberá ubicar en cualquier parte de la  representación gráfica (archivo PDF) de la factura electrónica, deberá tener como mínimo un tamaño de 2 centímetros, lo que permitirá facilitar la lectura en diferentes dispositivos. 
• Cumplir los requisitos del artículo 617 del ET: Todos los obligados a facturar electrónicamente deberán cumplir con las obligaciones aplicables del artículo 617 E. T (Requisitos de la factura de venta) y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso.

Softwares para facturar electrónicamente en Colombia

Actualmente existen 3 formas de facturar electrónicamente en Colombia. Si te interesa conocerlas, continúa leyendo el artículo.

• Desarrollo propio: Se puede desarrollar a medida un software para implementarlo directamente. Tendrás que estar al día con toda la normativa exigida por la DIAN para poder hacerlo bajo esta modalidad. 
• Software la DIAN: La DIAN ofrece la posibilidad de facturar electrónicamente, la desventaja es que no es un software contable y tu contabilidad no estará centralizada.
• Proveedor tecnológico: Esta suele ser una de las opciones más llamativas para los obligados a facturar electrónicamente, ya que existen algunos proveedores  tecnológicos que a su vez son softwares contables como Alegra. Esto ayudará en muchos aspectos al obligado, ya que centralizará todo en un solo lugar y podrá contabilizar las ventas y a su vez reportarlas a la DIAN.

Facturación electrónica (Resolución 00042)

En Colombia, la fijación de nuevas leyes se rigen por resoluciones, y para el caso de la regulación de la facturación electrónica en Colombia no fue la excepción.

¿Sabías que para la fecha de resolución donde se fijan todos los parámetros de la facturación electrónica en Colombia se ha modificado más de 4 veces? La resolución más reciente que contempla datos como: Quiénes están obligados a facturar electrónicamente y las fechas límites de expedición de la facturación electrónica, entre otros parámetros. Esta es la resolución 00042 del 2020.

¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?

Según las especificaciones, los comunicados expedidos por la DIAN y la resolución 00042 del 2020, los obligados a facturar electrónicamente en Colombia son:

1. Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
2. Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios.
3. Con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
4. Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
5. Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero con más de un establecimiento de comercio.
6. Explotación de intangibles.
7. Usuarios aduaneros.
8. Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
9. Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST.
   

Las personas naturales están obligadas a facturar electrónicamente?

La obligación de facturar electrónicamente en Colombia de las personas naturales dependerá de un concepto conocido como UVT (Unidad de Valor Tributario) Algo que deberás tener en cuenta es que su valor incrementa cada año, para este 2020 el valor de la UVT es de $35.607.

Según la resolución 0042 del 2020, las personas naturales están obligadas a facturar electrónicamente en Colombia siempre y cuando sus ingresos brutos en el año anterior o en el año en curso sean iguales o superiores  a  tres  mil  quinientas 3.500 UVT ($124.624.500) e inferiores a doce mil 12.000 UVT ($427.284.000).

Plazos para facturar electrónicamente en Colombia 2020

Es fundamental saber que estos plazos están fijados únicamente para las personas obligadas a facturar electrónicamente en Colombia, por ello sería ideal que:

• Determines si estás o no estás obligado a facturar electrónicamente.

Con los puntos que hemos definido anteriormente podrás determinar si estás obligado a facturar electrónicamente. Debes tener en cuenta los topes, los ingresos percibidos, tu régimen, figura societaria y tu actividad económica.

• Identifica según tu actividad económica a qué grupo perteneces.

Tras la última actualización de la normativa que regula la facturación electrónica en Colombia, la DIAN estimó que los plazos para facturar electrónicamente se definirían dependiendo de las actividades económicas de los obligados, donde el código CIIU juega un papel muy importante. Conoce a qué actividad perteneces dependiendo de tu código CIIU.

Al existir tantas variedades de actividades económicas y definir una fecha para cada una,  la DIAN agrupó las diferentes actividades que existen en Colombia en 8 grupos de los que estaremos hablando más adelante.

Por aquí también puedes conocer más sobre👉 El mejor sistema de facturación electrónica para el sector salud.

¿Cómo expedir mi primera factura electrónica?

Los pasos para ser facturador electrónico pueden variar de acuerdo a la decisión de cada empresa y el sistema que deseen utilizar. En este caso, nuestra recomendación es utilizar un software como el de Alegra, que funcione en la nube y gracias a que es un proveedor tecnológico se mantiene conectado con la DIAN en todo momento.

Para ayudarte con este proceso, hemos diseñado un paso a paso con todo lo que necesitas saber para iniciarte en el mundo de la Facturación Electrónica.

✔️ Datos de la empresa

Para emitir facturas electrónicas en Alegra, debes completar todos los datos de tu empresa:

✔️ Habilitación en la DIAN

Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico. 

✔️  Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electrónicas, 1 nota de crédito y 1 nota de débito.

En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

En este paso solo debes ingresar el SET de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado  podrás hacer clic en el botón “Continuar”.

✔️ Asociar prefijos

En este paso vamos a generar una resolución electrónica, asociar los prefijos e indicar la fecha en que empiezas a hacer facturas electrónicas.

– Solicita una resolución electrónica:

Para facturar electrónicamente debes contar con una resolución de facturación electrónica, es diferente a la que has venido utilizando para facturación por computador o talonario, se realiza en línea a través del portal Muisca de la DIAN, es muy fácil y la diferencia es que esta es una resolución tipo electrónica.

Importante: Si ya cuentas con una resolución de facturación electrónica puedes continuar con el siguiente paso del proceso.

✔️ Configurar la numeración en Alegra

¡Ya casi terminas! Ahora lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra.

¿Qué tal si lo llevamos a la practica? Con la siguiente lista de reproducción «Facturación el COLOMBIA – Habilitación en la DIAN Colombia» subida en nuestro canal en YouTube  podrás hacer este proceso guiado:

Esperamos que hayas aprendido y disfrutado de tu lectura. Hoy te vas con nuevo conocimiento, herramientas y muy seguramente con ganas de empezar a facturar electrónicamente. ¿Te animas a cumplir con tu obligación de facturar electrónicamente con ayuda de Alegra?