¿Has escuchado de la contabilidad electrónica en México? Probablemente no.
¿Y la razón? Yo tampoco la sé, puesto que es una obligación que surgió de manera oficial en 2014, prorrogándose (como es tan común) hasta 2015, y solamente en los casos en los que los contribuyentes promovieron un amparo, quedaron relevados del cumplimiento de esta.
Sin embargo, a lo largo de los años, me he sorprendido con la cantidad de veces que ha llegado un nuevo cliente sin tener ni remota idea de qué le estoy hablando. Tampoco saben si su contabilidad es llevada en un sistema contable, y mucho, pero mucho menos, en cuál.
Y cuando nos llega finalmente su información, nos damos cuenta que efectivamente, esta obligación de la contabilidad electrónica no se ha cumplido pero ni por error.
Te lo voy a explicar desde el inicio.
Desde toda la vida, las famosas auditorías o revisiones por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), que en este caso es la autoridad fiscal en México, se habían realizado en papel. Se tenía que revisar miles y miles de documentos, facturas en papel, sumar y restar y vaciar datos a un Excel si se quería hacer un poco más eficiente la revisión. Te podrás imaginar el tiempo que esto requería, causando así tanto retraso en la recaudación de impuestos omitidos con su debida multa, recargos y actualizaciones (o no) para el SAT; como todo el tiempo en el que una persona, estaba abocada a una sola empresa… aterrador.
Entonces, tomando conciencia de esta área de oportunidad y aprovechando que cada vez estaba en mayor auge el uso de sistemas electrónicos para llevar la administración de un negocio, se decide crear la obligatoriedad de la contabilidad electrónica. Cuando se implementó en 2014 la reforma fiscal, en el artículo 42 del Código Fiscal de la Federación (CFF), donde se incluía en su fracción IX, la facultad de las autoridades fiscales para iniciar el procedimiento de “Revisión Electrónica” y, consecuentemente, se agregó a dicho ordenamiento el artículo 53-B, el cual prevé el procedimiento para llevar a cabo ese tipo de revisiones.
Pero ¿qué es la contabilidad electrónica? Básicamente, es registrar las operaciones contables y financieras de tu negocio en un sistema electrónico. Solo que no es opcional, es obligatorio (salvo muy específicas excepciones).
Ahora, el envío de esta contabilidad electrónica es obligación mensual, establecida en el Art. 28 fracción IV del CFF, por lo cual, con esta obligación, la autoridad fiscal tiene en sus manos, básicamente, una radiografía de tu negocio: cuánto te deben tus clientes, cuánto debes a tus proveedores, cuánto son tus ingresos a determinada fecha, tus gastos, si tienes créditos bancarios o no, si tienes saldos a favor de impuestos, si te han realizado préstamos por parte de particulares, etc.
¿Cómo es que el SAT sabrá todo esto, si cada empresa ha de registrar de una forma diferente la información? Ah, pues aquí viene la obra maestra. Se creó un “catálogo de códigos agrupadores” para tu catálogo de cuentas. Así que, aunque cada empresa tenga un “nombre diferente” en su cuenta, está identificada con un código agrupador que será el mismo para todos los contribuyentes.
Es decir, para las cuentas bancarias, es el código 102. Independientemente de cómo nombres esa cuenta, si es una cuenta bancaria, estará en el activo y llevará ese código.
Así, se logra unificar a través de estos códigos la información.
¿Cuándo tengo que enviar la contabilidad electrónica?
Debe enviarse, a más tardar, en los primeros tres días naturales del segundo mes posterior al mes al que corresponda la información a enviar, por cada uno de los meses del ejercicio fiscal de que se trate, en el caso de persona física y a más tardar los primeros cinco días naturales si eres persona moral.
Es decir, si se presentaron los impuestos del mes de julio 2023, tendrás hasta el 3 de septiembre para enviarla si eres persona física o el día 5 si eres persona moral.
¿Qué tengo que enviar en la contabilidad electrónica?
La información que se debe enviar es la balanza de comprobación por agrupador del SAT, y el “catálogo de cuentas” en dado caso de que este se modifique, es decir, si agregas alguna cuenta o la modificas debes enviarla. En caso contrario, solamente enviarás la balanza de comprobación por agrupador del SAT.
Es importante que se revise que tu balanza de comprobación esté cuadrada. Algunas veces muestra los saldos descuadrados porque hace falta asignar algún código agrupador a la cuenta contable, o porque la asignación es incorrecta.
Cuentas de mayor, se les asigna agrupador de mayor, cuentas de subcuentas se les asigna agrupador de subcuentas, y si esto no es así, es cuando puede marcar error.
Una vez que ya hayas revisado tu información, generarás la contabilidad electrónica desde tu sistema contable, obteniéndose en formato XML.
Este formato XML, se envía a través de la página del SAT en el apartado de “contabilidad electrónica”. Ojo, debes consultar que haya quedado enviada correctamente, consultando el acuse de aceptación, no basta con el acuse de recibido.
¿Hay multa por no enviar la contabilidad electrónica?
La multa va desde los $5,000.00 hasta $15,000.00 y está establecida en el Código Fiscal de la Federación y en su artículo 81. Esto por cada mes al que estés obligado… ¿ya sacaste cuentas?
Cada vez, la autoridad fiscal va buscando cómo acortar los caminos hacia el contribuyente y cómo tener su información en tiempo más real e inmediato, realizando auditorías más eficientes que permitan la recaudación de impuestos.
Por ello, te invito a tomar conciencia sobre la importancia que tiene la contabilidad inteligente en tu negocio y ponerle la atención que merece. Un profesional preparado y ético es el mejor aliado para el éxito de tu empresa.
