Imagínate esto: eres un empresario exitoso, tus negocios florecen y tus sueños empresariales se están haciendo realidad. Pero, ¿has pensado en la importancia de llevar un registro de compras? Muchos lo pasan por alto, pero en Perú, este no es solo un requisito, es una herramienta esencial para mantener tu negocio en la cima. Sigue leyendo y aprende cómo esta herramienta puede ayudarte en el buen funcionamiento de tu empresa 🚀.
¿Qué es el Registro de Compras?
El registro de compras es un registro obligatorio diseñado para controlar todas las transacciones de compra y gastos que una empresa hace. Este registro incluye información detallada sobre las adquisiciones de bienes y servicios, como facturas, boletas, y otros documentos relacionados. La implementación de esta herramienta busca fortalecer el control tributario, reducir la evasión fiscal y agilizar los procedimientos contables.
¿Para qué sirve el registro de compras?
El registro de compras cumple varias funciones esenciales para las empresas y las autoridades tributarias. A continuación, detallaremos algunas razones clave por las cuales el registro de compras es fundamental:
- Control Tributario: facilita a las autoridades fiscales el seguimiento de transacciones comerciales y la determinación de impuestos, incluyendo el Impuesto General a las Ventas (IGV).
- Declaración de impuestos: la información ingresada en el registro de compras es utilizada para preparar y presentar las declaraciones tributarias. Al contar con un registro preciso de todas las compras realizadas, las empresas pueden calcular de manera correcta y oportuna sus obligaciones tributarias.
- Fiscalización y auditoría: permite a las autoridades hacer auditorías eficientes, identificar irregularidades y verificar el cumplimiento fiscal.
- Conciliación de cuentas: permite cotejar las transacciones registradas con los documentos de respaldo, como facturas y boletas, garantizando la precisión de los registros contables.
- La transparencia financiera: documentar detalladamente todas las compras de bienes y servicios, lo que es esencial para el cumplimiento fiscal, proporcionando una visión clara de la situación financiera de la empresa.
- Detección de irregularidades: el registro de compras se utiliza para detectar irregularidades, como la evasión fiscal. Automatizar y digitalizar este proceso puede ayudar a identificar patrones sospechosos o incoherencias en las transacciones.
- Análisis empresarial: además de su función tributaria, el registro de compras proporciona datos para el análisis empresarial, permitiendo evaluar patrones de gasto, identificar oportunidades de ahorro y tomar decisiones estratégicas sobre la gestión financiera.
¿Cuál es la importancia del registro de compras?
El registro de compras es importante porque permite tener un conocimiento detallado de los bienes adquiridos y servicios prestados por la empresa, establece con precisión el crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas (IGV) en favor o en contra del comerciante. Además, este registro es fundamental para llevar una contabilidad precisa y cumplir las obligaciones fiscales.
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Formato del registro de compras
El formato del registro de compras en Perú sigue siendo el formato 8.1 registro de compras establecido por la Sunat. Este es un documento obligatorio para controlar las adquisiciones de bienes y servicios. A continuación, presentamos un resumen del formato:
- Periodo y datos del contribuyente:
- El registro debe incluir el periodo al que corresponde.
- Contiene información del RUC y la denominación o razón social del contribuyente.
- Detalles de la compra:
- Incluye el número de comprobante de pago, la fecha de emisión y de recepción, así como el monto total de la transacción.
- Es esencial llenar cada columna correctamente.
- Formato descargable:
- El registro puede descargarse en formato Excel o TXT para revisión e interpretación.
¿Cómo llenar el registro de compras Sunat?
Para llenar el registro de compras Sunat, te recomendamos tener lo siguiente:
- Comprobantes de pago: es fundamental tener los comprobantes de pago por la adquisición de bienes o servicios. Estos documentos respaldan las transacciones registradas en el libro de compras
- Registrar la información en el formato de registro de compras: utiliza el Formato 8.1 proporcionado por Sunat para el registro de compras. Asegúrese de registrar de manera detallada la información de cada transacción, incluyendo el RUC del proveedor, fecha de emisión, descripción del bien o servicio, y monto total.
- Legalización del registro de compras: antes de su uso, el registro de compras debe ser legalizado y cumplir con los requisitos establecidos por Sunat. La legalización garantiza su validez y cumplimiento normativo.
- Verificar la validez de los comprobantes de pago: revisa que la información esté correcta, confirma que la emisión haya sido exitosa y que los comprobantes de pago cumplan con los requisitos que establece Sunat.
- Conservar los documentos:estos documentos pueden ser solicitados en caso de una auditoría o fiscalización; por esta razón, es importante conservar los comprobantes de pago durante el periodo establecido por Sunat donde en el Informe N° 023-2019, concluyó que:
“No existirá la obligación de conservar los originales de la documentación que haya sido migrada a archivos digitales (microformas), cuando esta se encuentre relacionada con tributos respecto de los cuales hubiere transcurrido el plazo de prescripción o más de cinco (5) años desde que se contó con dicha información, el que resulte mayor”.
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¿Cómo llevar el registro de compras a través del SIRE Sunat?
El Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE) de Sunat proporciona una plataforma para llevar el registro de compras de manera electrónica. Aquí te mostramos los pasos 👇:
🤔 ¿Tienes dudas?, ingresa a estos instructivos paso a paso y podrás encontrar información detallada.
¿Quiénes deben cumplir con el SIRE?
A partir de octubre de 2022, es obligatorio cumplir con el registro de ventas e ingresos electrónicos (RIVE) y el registro de compras electrónico (RCE), a través del Sistema integrado de registros electrónicos (SIRE), los siguientes sujetos 👇:
| SUJETOS OBLIGADOS | PERIODO |
| Si estás en el listado del anexo N.º 7 de la RS 112-2021/SUNAT, te encuestas obligado a llevar el RVIE y RCE. | Julio de 2023 |
| Si adquiriste la obligación de llevar los registros en el SLE -PLE o SLE – Portas, conforme lo establece el artículo 4 de la Resolución de Superintendencia N.° 286-2009/SUNAT y el artículo 2 de la Resolución de Superintendencia N.º 379-2013/SUNAT. | Julio, agosto o septiembre, octubre, noviembre o diciembre de 2023 |
| Si estás obligado a llevar los registros en el SLE – PLE o el SLE – Portal y perteneces al Régimen Especial del Impuesto a la Renta o al Régimen MYPE Tributario creado por el Decreto Legislativo N.° 1269 y no estás comprendido los incisos a y b. | Octubre de 2023, al 30 de septiembre de 2023 |
| Si te encuentras obligado a llevar el registro de ventas e Ingresos y el registro de compras y no estés comprendido e los incisos a y b del Decreto Legislativo N.° 1269. | Enero de 2024 a diciembre de 2023 |
¿Qué sucede si no registro una compra en el plazo establecido por la Sunat?
Si no registras una compra en el plazo establecido por la Sunat, te enfrentas a una multa por presentación fuera de plazo equivalente a media UIT (S/ 2,475 en 2023), por la presentación tardía de la declaración, además de intereses de 0.033% por día por el pago fuera del plazo establecido.
¿Cuáles son los documentos que debo incluir en el registro de compras según la normativa de la Sunat?
El registro de compras (RCE), que antes se hacía manualmente a través de medios mecánicos, ha evolucionado hacia el formato electrónico. Este cambio se evidencia en la Resolución de Superintendencia nº 361-2015/Sunat. De acuerdo con el documento, el registro de compras debe incluir toda la información indicada en el Anexo 2, es decir:
- Formato de registro de compras Sunat.
- 8.2 Registro de compras – Información de operaciones con sujetos no domiciliados.
- 8.3 Registros simplificados – Registros de compras y ventas.
👉 Puedes obtener información sobre este proceso a través del sitio web Emprender Sunat.
Ejemplos de registros de compras
Los contribuyentes del impuesto están obligados a llevar un registro compras, en los que anotarán las operaciones que realicen, de acuerdo a las normas que señala el artículo 37 del TUO de la Ley del IGV e ISC. Con el registro de compras en excel podrás llevar un control detallado de todos los movimientos de tu empresa. Observa este ejemplo 👇:
Libro de registro de compras
En Perú, el libro de registro de compras es un documento contable obligatorio para dueños de empresas. Este libro permite detallar y registrar todos los movimientos, gastos y compras hechas durante un periodo específico. Debe incluir información detallada, como facturas y documentos relacionados, con el objetivo de cumplir con las regulaciones fiscales, incluyendo el IVA soportado.
¿Qué información específica de los comprobantes de compra debo registrar en el libro de compras?
Debes registrar la siguiente información específica de los comprobantes de compra:
- Número y fecha del comprobante de compra.
- Nombre del proveedor o razón social.
- Número de Identificación Fiscal (NIF) o CIF del proveedor.
- Monto total de la compra, incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA) por separado.
🚨 Atención: ten en cuenta que los errores u omisiones al llenar el registro de compras electrónico pueden resultar en la pérdida del crédito fiscal.
¿Cuál es el plazo máximo para registrar las compras en el libro?
Para registrar las compras en el libro tienes hasta treinta (30) días hábiles, a contar desde el primer día hábil del mes siguiente a la recepción del comprobante de pago.
👀 Lee también: Aprende a llevar tus libros electrónicos de la mejor manera
¿Puedo realizar correcciones en el registro de compras?
Sí, es posible hacer correcciones en el registro de compras. Sin embargo, es importante cumplir con los plazos establecidos por la Sunat, y seguir los procedimientos adecuados para realizarlas.
👉 Te aconsejamos consultar el cronograma para conocer los plazos. Además, es esencial documentar y respaldar adecuadamente cualquier modificación hecha en el registro para cumplir con las normativas tributarias.
¿Qué debo hacer si extravío un comprobante de compra necesario para el registro?
En caso de extravío de un comprobante de compra necesario para el registro, puedes hacerlo de la siguiente manera:
- Presencial: comunica a la Sunat la pérdida de los comprobantes en un plazo no mayor a 15 días hábiles desde la ocurrencia del evento, en una mesa de partes de las oficinas, utilizando el formato aprobado por la entidad.
- En su sitio web: ingresando a la opción Denuncias para informar sobre la pérdida de los comprobantes.
¿Cómo se registran las compras realizadas a proveedores extranjeros o en moneda extranjera?
Para registrar las compras realizadas en el registro de compras a proveedores extranjeros o en moneda extranjera en el Perú, es necesario determinar la moneda funcional de la entidad y las cuentas en moneda extranjera que se utilizarán para registrar las transacciones. Luego, se debe reconocer la transacción en la fecha de la operación y valorarla en la fecha de cierre.
En cuanto al registro de proveedores del mercado extranjero, el aplicativo informático Registro de proveedores del Mercado Extranjero (RPME) es el medio para realizar los procedimientos de registro, ampliación y actualización. Las empresas no registradas en el Perú deben crear su usuario y contraseña para acceder.
¿Qué diferencias existen en el registro de compras para empresas que emiten comprobantes físicos y electrónicos?
Las diferencias en el registro de compras para empresas que emiten comprobantes físicos y electrónicos son:
| Comprobantes físicos | Comprobantes electrónicos | |
| Medio de emisión | Son comprobantes emitidos en papel y se entregan al cliente. | Son generados obligatoriamente de manera electrónica, almacenados digitalmente y van dirigidos a personas jurídicas. |
| Acceso y descarga | Requieren manipulación física. | Permiten acceso digital y descarga en línea. |
| Información asociada | Si el importe es inferior a 700 soles, no es necesario mostrar toda la información del comprador. | Es necesario facilitar todos los datos del comprador. |
| Legalidad y efectos | Tienen los mismos efectos legales. | |
👉 Conoce cuáles son las sanciones al no emitir comprobantes de pago electrónicos ante la Sunat.
¿Qué es el formato 8.1 de registro de compras?
El Formato 8.1 de Registro de compras es un documento clave para registrar las adquisiciones de bienes y servicios de una empresa, esencial para mantener el control de gastos y cumplir con las obligaciones fiscales, ya que incluye información como RUC del proveedor, fecha, comprobante de pago y otros detalles relevantes.
Registro de órdenes de compra y servicio en el SEACE
El Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) ha sido implementado y es administrado por el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado
(OSCE), para gestionar de manera electrónica los procesos de contrataciones públicas del Estado.
La ley regula los contratos de servicios del sector público, convenios de colaboración y procesos contractuales entre el Perú y otros estados nacionales, con convenios que no superen el equivalente a 8 Unidades Impositivas Tributarias (UIT) o S/39,600.00 (en 2023). El registro de órdenes de compra y servicios excluidos por la Ley de Contrataciones del Estado es una parte de este procedimiento con el objetivo de proporcionar información detallada de las transacciones de adquisiciones de propiedad gubernamental. Te explicamos brevemente cómo funciona:
- Órdenes de compra: una entidad gubernamental emite una orden de compra cuando decide adquirir bienes o servicios de un proveedor. Esta orden de compra detalla la cantidad, descripción, precio unitario y total de los bienes o servicios a adquirir.
- Servicios: en el caso de los servicios, se emite una orden de servicio que especifica los detalles del trabajo a realizar, las condiciones, el plazo de entrega, entre otros aspectos relevantes.
- Registro en el SEACE: todas estas transacciones, es decir, las órdenes de compra y servicio, deben registrarse en el SEACE. Este registro es fundamental para garantizar la transparencia y la trazabilidad en las contrataciones públicas. Además, permite que tanto proveedores como ciudadanos accedan a la información relacionada con los procesos de contratación del Estado.
Acceso público: uno de los principios importantes de la implementación de sistemas como el SEACE es facilitar el acceso a la información para el público en general. Esto contribuye a promover contrataciones eficientes, transparentes e íntegras, para el bienestar de todos los peruanos.
🧐 También puedes consultar el Manual de usuario del módulo de Órdenes de Compra y Servicios.
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