Registro Único de Beneficiarios Finales RUB: guía actualizada 2023
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), expidió el 27 de diciembre de 2021 la Resolución 000164,la cual reglamenta las modificaciones introducidas por la Ley 2155 de 2021, a los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario. El objetivo es contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal.
La norma además determina las responsabilidades de las entidades legales y estructuras sin personería jurídica, o similares, que están obligadas a proporcionar información a través del Registro Único de Beneficiarios (RUB). Estas responsabilidades incluyen:
- Los datos específicos que deben suministrarse.
- Los plazos para suministrar y actualizar la información.
- Los requisitos que deben cumplirse.
- La obligación de conservar los documentos que respaldan la información suministrada.
¿Quieres saber más sobre el RUB? ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el Registro Único de Beneficiarios Finales – RUB?
El RUB es el registro a través del cual las personas jurídicas y estructuras sin personería jurídica, o similares, deben suministrar la información de sus beneficiarios finales. Es decir, que se recopila información sobre los beneficiarios finales, así el RUB ayuda a identificar a las personas reales detrás de las estructuras legales y a revelar posibles relaciones de poder o influencia ocultas.
Esta información se mantiene en un registro centralizado y accesible para las autoridades competentes, quienes utilizan estos datos para llevar a cabo investigaciones y análisis en materia de cumplimiento normativo.
Conoce más sobre el RUB en el siguiente video 👇.
¿Quiénes son los beneficiarios finales de las personas jurídicas?
- Las personas naturales que, actuando individual o conjuntamente, sean titulares (directa o indirectamente) del 5% o más del capital o de los derechos de voto de la persona jurídica; o se beneficie en 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de la persona jurídica.
- Las personas naturales que, actuando individual o conjuntamente, ejercen control directo o indirecto sobre la persona jurídica, por cualquier otro medio diferente a los establecidos en el punto anterior.
- Cuando no se identifique ningún beneficiario final bajo los criterios señalados anteriormente, se considerará como beneficiario final a las personas naturales que ostenten el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que ostente una mayor autoridad en relación con las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica, en cuyo caso se deberá reportar a esta última persona natural.
¿Quiénes son los beneficiarios finales de las estructuras sin personería jurídica o similares?
Las personas naturales que posean cualquiera de las siguientes calidades:
- Fiduciantes, fideicomitentes, constituyentes o posiciones similares o equivalentes.
- Fiduciario(s) o posición similar o equivalente.
- Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente.
- Fideicomisario(s), beneficiario (s) o beneficiario(s) condicionado(s).
- Cualquier otra persona natural que ejerza control efectivo – final, o que tenga derecho a gozar o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.
👉 Ten presente que el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ constituye el mecanismo de identificación de las estructuras sin personería jurídica o similares que, de acuerdo con las disposiciones normativas, no se encuentren obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario – RUT.
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¿Quiénes están obligados a suministrar información en el RUB?
- Sociedades y entidades nacionales con o sin ánimo de lucro, de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario, incluyendo aquellas cuyas acciones se encuentran inscritas o listadas en una o más bolsas de valores.
- Establecimientos permanentes, de conformidad con lo establecido en el artículo 20-1 del Estatuto Tributario.
- Estructuras sin personería jurídica o similares, en cualquiera de los siguientes casos:
a. Las creadas o administradas en la República de Colombia.
b. Las que se rigen por las normas de la República de Colombia.
c. Las que su fiduciario o posición similar o equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en la República de Colombia. - Personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería, o similares, cuyo valor de los activos ubicados en la República de Colombia representen más del 50% del valor total de los activos poseídos por la persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, según sus estados financieros.
¿Quiénes no están obligados a suministrar información en el RUB?
- Entidades, establecimientos u organismos públicos, entidades descentralizadas (con excepción de las sociedades de economía mixta) y las sociedades nacionales en las que el 100% de su participación sea pública.
- Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.
Información que debes suministrar en el RUB
Si estás obligado a suministrar información en el RUB, debes indicar los siguientes datos de cada uno de tus beneficiarios finales:
- Tipo de documento.
- Número de identificación y país de expedición.
- Número de identificación tributaria – NIT o equivalente funcional y país de expedición.
- Nombres y apellidos.
- Fecha y país de nacimiento.
- País de nacionalidad.
- Ubicación.
- Criterios de determinación del beneficiario final.
- Porcentaje de participación en el capital de la persona jurídica.
- Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultado o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha desde la cual tiene la calidad de beneficiario final o existe la condición
- Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o de existir la condición.
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¿Qué información debe proveerse en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – SIESPJ*?
- Tipo de estructura sin personería jurídica o similar.
- Nombre y código alfanumérico asignado internamente para la identificación de la estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha de creación de la estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha de terminación de la estructura sin personería jurídica o similar.
- Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica – NIESPJ* asignado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
- Fecha de inicio de administración de la estructura sin personería jurídica o similar.
- Fecha de finalización de administración de la estructura sin personería jurídica o similar.
- Cambio de administrador de la estructura sin personería jurídica o similar.
*NIESPJ: el Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica constituye la identificación de las estructuras sin personería jurídica o similares que, de acuerdo con las disposiciones normativas, no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT.
*SIESPJ: Las estructuras sin personería jurídica, que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, deberán inscribirse en el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica.
🚀 Tip Alegra: la DIAN dispuso una serie de herramientas e instructivos para que el proceso sea más sencillo.
¿Cuál es la fecha para suministrar en el RUB?
En relación con los plazos para proporcionar la información en el RUB, la fecha máxima era el 30 de septiembre de 2022. Sin embargo, con la resolución 001240 del 28 de septiembre de 2022 la DIAN estableció nuevas fechas y modificaciones:
La resolución indica que las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares, construidas o creadas con anterioridad al 31 de mayo 2023, deberán proveer la información a más tardar el 31 de julio 2023. Mientras las organizaciones las constituidas o creadas a partir del 1 de junio de 2023, a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la inscripción en el Registro Único Tributario – RUT o a la inscripción en el sistema de Identificación de Estructura sin Personería Jurídica – SIESPJ.
Igualmente, la resolución también estipuló que toda la información deberá ser reportada a través del sistema electrónico de la DIAN, que la misma tendrá carácter reservado y únicamente tendrán acceso las entidades que sean autorizadas mediante la ley. Los datos los podrás reportar mediante el formato 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”.
👉 Las modificaciones a los datos cargados inicialmente en el registro del RUB deberán realizarse de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la DIAN; determinando si al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año hubo modificaciones en la información suministrada en el RUB.
De existir modificaciones, se deberá actualizar en el RUB dentro del mes siguiente, contado a partir del primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda.
Plazos a tener en cuenta para el reporte inicial
RUB
| Fecha de constitución o creación de la empresa | Fecha plazo de reporte |
| Creadas al 31 de mayo de 2023. | 31 de julio de 2023. |
| Creadas a partir del 1 de junio de 2023. | A más tardar dentro de los 2 meses siguientes a su inscripción en el RUT o a la expedición del NIESPJ. |
SIESPJ
| Fecha de constitución o creación de la empresa | Fecha plazo de reporte |
| Creadas al 31 de mayo de 2023. | 31 de julio de 2023. |
| Creadas a partir del 1 de junio de 2023. | A más tardar dentro del mes siguiente a su creación. |
Plazos a tener en cuenta para actualización
RUB
| Fechas a tener en cuenta | Fecha plazo de actualización |
| 1 de enero. | 1 de febrero. |
| 1 de abril. | 1 de mayo. |
| 1 de julio. | 1 de agosto. |
| 1 de octubre. | 1 de noviembre. |
SIESPJ
| Fecha a tener en cuenta | Fecha plazo de actualización |
| Hecho que genera la actualización. | Mes siguiente al hecho que genera la actualización. |
¿Aún tienes dudas? ¡Mira el video! 👇
Recuerda que estar al día con tus obligaciones evitará sanciones por parte de la DIAN. En Alegra nuestra prioridad es brindarte tranquilidad al estar siempre al día gracias a la automatización de procesos.
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Apasionada del universo contable, financiero y tributario. Con años de experiencia en redacción y marketing de contenidos. Especializándome en finanzas y contabilidad. Fuera del teclado, soy la fan #1 de mi gata Mei y las hamburguesas.
¡Hola!
¿Los colegios públicos están obligados a diligenciar el RUB?
¡Hola, Camilo!
Es un gusto ayudar. En este caso, la respuesta es que no. Si el colegio está catalogado como un establecimiento publico, no está obligado.
Buenas tardes
Favor me informa si las pernonas naturales estan obligadas a presentar RUB
¡Hola, Elena!
No, solo están obligadas las sociedades nacionales, estructuras sin personerías jurídicas, establecimientos permanentes y las sociedades extranjeras que realicen inversiones y no estén obligados a presentar RUB.
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SI tube un error al presentar la informacion por ejemplo en la fecha de inicio del beneficiario como hago para corregirlo no lo he podido corregir.
¡Hola, Daniela!
Te comento que en el proceso de RUB, de momento, no hay opción de corregir, solo de modificar o actualizar pero eso aun no están disponible.
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Buenas tardes, ¿Si un Consorcio (ESPJ) que si se encuentra inscrito en el RUT, ya no tendría que hacer el registro por el (SIESPJ)? Solo debe cumplir con el deber de actualizar el RUT con la responsabilidad (55), cierto ? agradezco su atención.
¡Hola, Enrique!
Si tiene RUT, solo debe actualizar la responsabilidad 55.
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Buenos dias
La administracion de mi edificio nos esta pidiendo el certificado de libertad y tradición del apartamento para que la administración presente el RUB, hasta donde yo entiendo esto es necesario, pues la informacion ya la tiene la administracion y e scon la misma que emite las facturas mensuales de cobro de la administración.
¡Hola, José!
En la presentación del RUB se incluyen mas datos de los que se necesitan para hacer la factura de venta, el beneficiario final tiene la responsabilidad de siniestrársela a la administración, pero no necesariamente debe ser mediante un documento como el de liberta y tradición.
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Estoy tratando de hacer el registro pero 3 personas que hacen parte los accionistas, no me deja registrar , me dice que ya están registrados bajo el mismo documento y bajo el mismo nit, pero no tengo historial de registros ni de cargue.. que debo hacer ?
¡Hola, Martha!
En caso de no tener el historial de registro, te recomendamos comunicarte con la DIAN, porque es posible que ya esté registrado o sea una falla del sistema.
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buenos dias los colegios de educacion no formal privados estan obligados a presentar el rub
¡Hola, Lorena!
Sí, los colegios también están obligados a presentar el RUB. Te invitamos a suscribirte a nuestro boletín para mantenerte siempre al día.
me podria indicar si una asociación o gremio debe presentar RUB en ese caso solo se reportaria al representante legal o también a los que conforman parte de junta directiva
¡Hola, Carolina!
Sí, deben presentar. Además, también debe reportar la a persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerce control directo o indirecto. En este caso también aplica la junta.
Buenas Tardes, si al presentar el rub me sale en novedad anulación que debo hacer?, si era registro inicial
¡Hola, Rosa!
Cuando sale la novedad de anulación, es porque probablemente ya se registró el beneficio. Te recomendamos validar si es así o puedes cambiar la novedad.