Saber calcular nómina parece complicado, ¿cierto? 😨. Muchas veces, los cambios de salarios, las deducciones, horas extras, retenciones y comprobantes pueden confundirte cuando menos lo imaginas. ¡Ten cuidado! Estos errores pueden impactar negativamente la relación con tus empleados. Pero, no te preocupes, con organización y nuestra guía paso a paso podrás hacerlo sin problemas. ¡Sigue leyendo! 👇
¿Qué es una nómina de pago?
Antes de aprender a cómo calcular nómina, debes saber para qué sirve 👇.
Este es un documento que detalla el salario periódico de un empleado, incluyendo retenciones y percepciones adicionales. Su función es registrar el cobro del sueldo y los pagos a la Seguridad Social, Impuesto sobre la Renta (ISR) y otros.
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¿Por qué es importante saber calcular nómina?
Contabilizar nómina correctamente va más allá de cumplir con un trámite; es una tarea clave que afecta directamente el bienestar de tus empleados y el éxito de tu negocio. Gestionarla de forma eficiente crea un ambiente donde las personas se sienten valoradas y motivadas, lo que impulsa tanto su desempeño como los resultados de tu empresa. A continuación te compartimos sus principales ventajas:
¿Cuáles son las partes de una nómina de pago?
Para saber cómo contabilizar nómina, debes tener presente cuál es la información básica sobre la compañía, el trabajador y sus retribuciones económicas, como:
Encabezado
Aquí deben incluirse obligatoriamente datos que sirvan para identificar a la empresa y al trabajador, los cuales son:
Datos la empresa:
- Nombre comercial.
- Dirección.
- Registro Nacional del Contribuyente (RNC).
- Código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.
Datos del empleado:
- Nombre y apellidos.
- Cédula de identidad.
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Categoría profesional.
- Antigüedad en la empresa.
💡#AlegraTip: en esta sección de la nómina, se debe incluir el período de liquidación de empleado.
Percepciones salariales
Son las retribuciones que recibe el empleado por un tiempo determinado:
- Salario base: es el sueldo fijo que recibe el trabajador por un tiempo determinado de trabajo (generalmente por un mes).
- Complementos salariales: estos pueden ser percepciones extras, ya sean personales o derivados del trabajo, las más comunes son por antigüedad, por convenio o productividad.
- Horas extras: es el tiempo adicional que sobrepasa el horario estipulado en el contrato, estas pueden ser diurnas o nocturnas y deben reflejarse en la nómina.
Percepciones no salariales
Son aquellas que no se consideran como parte del salario, no tienen deducciones y no cotizan a seguridad social, como:
- Indemnizaciones (traslados, despidos, sanciones).
- Subsidio de alimentación.
- Subsidio de transporte.
- Prestaciones a la Seguridad Social.
Deducciones
Estos se aplican sobre el salario bruto del empleado en función de su base de cotización. Entre ellos están:
| Aportes | % que da el empleador |
| Seguro Familia de Salud (SFS) | 7.09% |
| Fondo de pensiones | 7.10% |
| Seguro de Riesgos Laborales (SRL) | 1.14% |
| INFOTEP | 1.00% |
👉 Conoce todo sobre los tipos de nómina que existen.
¿Qué cuenta contable es la nómina?
En contabilidad, la cuenta contable de la nómina es la 640, la cual registra los sueldos y salarios, incluyendo las remuneraciones fijas y eventuales pagadas a los trabajadores.
Cómo calcular nómina: paso a paso
Para que comprendas mucho mejor cómo es el proceso de cálculo de la nómina, vamos a desglosarlo en un ejemplo paso a paso 👇.
Supongamos que un empleado tiene un salario mensual básico de RD$30,000.
- Salario bruto: RD$30,000.
- Supongamos que este mes no hay horas extras.
- Deducciones:
- Seguridad Social (2.87% del salario bruto): RD$861.
- Seguro de Salud (3.04% del salario bruto): RD$912.
- Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) (2.87% del salario bruto): RD$861.
- Total deducciones:
- RD$861 (Seguridad Social) + RD$912 (Seguro de Salud) + RD$861 (AFP) = RD$2,634.
- Salario después de deducciones de seguridad social y AFP (para cálculo del ISR):
- RD$30,000 – RD$861 (AFP) – RD$861 (Seguridad Social) = RD$28,278.
- Cálculo del ISR:
- Utilizaremos un supuesto simple, sin dependientes y sin otras deducciones.
- Según la tabla de la DGII para el año 2023, los primeros RD$36,943.40 mensuales no están sujetos a ISR.
- En este caso, no se aplicaría ISR dado que el salario después de deducciones está por debajo del límite exento.
- Supongamos que no hay bonificaciones ni comisiones este mes.
- Salario Neto (a pagar al empleado): RD$30,000 – RD$2,634 (Total Deducciones) = RD$27,366.
¿Cuándo se debe presentar la nómina?
Ahora que sabes cómo se contabiliza la nómina, recuerda que esta se debe enviar a TSS desde el tercer día hábil del mes a reportar (Ej. 03-Enero) hasta el tercer día hábil del mes siguiente (Ej. 03-Febrero) en el archivo de Autodeterminación con las informaciones de nómina a TSS2.
¿Qué herramientas existen para mejorar el proceso de calcular nómina?
Si buscas optimizar el proceso de nómina en una empresa, la mejor forma es mediante un software de nómina, como Alegra. Este facilita la automatización de cálculos, registros y pagos de nóminas de manera rápida y eficiente.
¿Cómo elegir un software para el cálculo de nómina que se ajuste a mi empresa?
Elegir el software adecuado para calcular retención nómina es crucial si deseas mejorar la eficiencia operativa y la satisfacción de tus empleados. Al momento de buscar un sistema de cálculo de nómina, asegúrate de que:
- Incluya las funcionalidades básicas como generación de nóminas, gestión de deducciones e impuestos.
- Cumpla con las normativas legales vigentes es esencial.
- Ofrezca una interfaz intuitiva que facilite su adopción.
- Cuente con cifrado y copias de seguridad para proteger la información.
- Brinde asistencia técnica.
- Sea compatible con sistemas contables y de recursos humanos.
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