¿Hiciste una gran venta y al momento de revisar tu mercancía no tenías el stock suficiente? Este es un dolor de cabeza que le podría costar mucho dinero a tu empresa.
¡Pero no te preocupes! Existe una poderosa herramienta que puede solucionar tu problema. Sigue leyendo y descubre qué es el kardex y cómo hacer uno para tu negocio 👇.
¿Qué es y para qué sirve el kardex?
Si aún no sabes qué es el kardex, te contamos que es un sistema de registro diseñado para mantener un seguimiento detallado de los movimientos de inventario en una empresa. Esta herramienta sirve para:
- Administrar la mercancía del almacén.
- Conocer los movimientos de entradas y salidas.
- Facilitar la toma de decisiones relacionadas con la reposición de productos.
Para qué sirve el kardex en una empresa
El kardex de inventario sirve como guía para conocer la existencia real de cada tipo de producto que maneja una empresa. Además, ayuda a:
- Administrar adecuadamente los recursos del negocio.
- Organizar cada movimiento de mercancía que realicen los trabajadores.
Diferencia entre kardex e inventario
Los términos kardex e inventario pueden confundirse. Aunque presentan similitudes, son conceptos distintos. A continuación, te aclaramos estas diferencias:
| Característica | Inventario | Kardex |
| Definición | Documento que clasifica bienes de una empresa. | Sistema de datos que controla las entradas y salidas. |
| Aplicación | Clasificar propiedades materiales de la empresa. | Registrar movimientos de mercadería y calcular costos. |
| Utilidad | Planificación de compras y evitar desabastecimiento. | Seguimiento de salidas por venta y cálculo de costos. |
| Facilita el control de costos | Indirectamente, a través de la planificación de compras. | Directamente, al calcular costos mediante movimientos registrados. |
¿Cuáles son los tipos de kardex?
Cada empresa elige el modelo de tarjeta kardex que mejor se adapte a sus necesidades. Estas tarjetas facilitan la determinación del costo de venta de cada producto, mediante el cálculo del valor real de los artículos.
Además, las tarjetas kardex proporcionan datos para evaluar y comparar distintos resultados de ventas, permitiendo así calcular el margen de ganancia.
A continuación, te presentamos los tres principales tipos de kardex, para que decidas cuál es el más adecuado para tu negocio 👇.
Sistema kardex con método promedio ponderado
Este método establece un precio de venta más equitativo, al dividir el valor total del inventario de un producto por su cantidad total. Así, todos los artículos tienen el mismo precio, a pesar de las variaciones en el momento de ingreso al almacén y en el costo de adquisición.
Sistema kardex con PEPS
Se da prioridad a la salida del almacén a los productos más antiguos del inventario. Es especialmente útil para ítems perecederos o con fecha de caducidad, lo cual minimiza la pérdida de mercancías. Además, resulta beneficioso en contextos de inflación económica.
Sistema kardex con UEPS
Los productos más recientes en el almacén son los primeros en venderse, adecuado para artículos sin límite de vida útil. Esto puede incrementar las utilidades, aunque su uso está limitado en varios países, debido a posibles inconsistencias administrativas.
Estructura del kardex de inventario
Es importante que entiendas su composición. Para crear un kardex efectivo es crucial registrar datos, que permitan un seguimiento de las entradas y salidas de productos. Estos incluyen:
- Folio: es un código que clasifica el documento de determinado producto y puede estar conformado por números y letras. Sirve para realizar una consulta de manera más fácil.
- Producto: es el nombre y las especificaciones del artículo que permiten identificarlo entre las demás mercancías del inventario.
- Referencia de producto (SKU): es el número de referencia único de un producto, con el que se puede hacer un seguimiento puntual en el sistema de inventario.
- Fecha: indica el día, mes y año exacto cuando se realizó un movimiento de entrada o salida del inventario.
- Detalle: señala qué tipo de movimiento se realiza en el inventario, ya sea una compra o una venta de productos.
- Entrada: son los productos que se compran y, en menor medida, devoluciones de mercancía. Esta sección está conformada por tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
- Salida: son los productos que se venden, en la mayoría de los casos, pero también los que se extravían o resultan defectuosos. También este apartado cuenta con tres columnas: cantidad, valor unitario y valor total.
Ejemplo de un kardex en Excel
Una de las formas de crear un kardex es utilizando hojas de Excel, donde podrás introducir manualmente todos los datos previamente mencionados. A continuación, te mostramos un ejemplo con un inventario de chocolates gestionado por el método PEPS.
¿Qué es lo que tienes que hacer? Checa estos pasos:
- Diseña un formato en una hoja de cálculo con las casillas de folio, producto, referencia SKU, ubicación y método. Agrega columnas para fecha y detalle, y secciones para entrada, salida y saldos, cada una con subcolumnas de cantidad, valor unitario y valor total.
- Rellena los campos de producto, referencia SKU, ubicación y método. Inicia el registro de movimientos especificando en detalle como “Inventario inicial” y calcula el valor total multiplicando cantidad por valor unitario. Copia estos valores en la sección de saldos.
- Registra todas las entradas de productos y calcula nuevamente el valor total.
- Para el saldo de entrada, suma las cantidades del inventario inicial y las adquisiciones, así como sus valores totales respectivos.
- Al registrar salidas, usa primero el inventario inicial y luego las compras, en dos filas distintas en la sección de salida. Calcula el valor total multiplicando la cantidad por el valor unitario en ambas filas.
- Actualiza los saldos restando las cantidades y valores totales correspondientes a las salidas del inventario inicial y las compras, en dos pasos, para reflejar el saldo actual.
👉 Ten en cuenta que,al ser un proceso manual corres el riesgo de escribir mal las fórmulas o hasta de perder la información 😩.
Ejemplo de un kardex en Alegra Contabilidad
Existen formas mucho más sencillas y prácticas para llevar a cabo una tarjeta kardex. En este caso, recomendamos emplear un sistema en la nube como el de Alegra, el cual te permite consultar el valor del inventario actual en tu moneda principal, así como la cantidad de productos inventariables que tienes y su costo promedio.
Con nuestro software podrás generar reportes de inventario de manera automática, el cual contiene un listado de sus productos con referencia, descripción, cantidad, unidad de medida, estado (activo/inactivo), costo promedio y el total de sus productos en dinero.
Mira cómo lo puedes hacer 👇.
Ahora que sabes qué es el kardex y sus ventajas para tu negocio, ¡es hora de actuar! Alegra ofrece numerosas facilidades para gestionar el inventario y la contabilidad de tu empresa. Empieza hoy y disfruta de 15 días gratuitos.
