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Sistema de gestión: ¿cómo tener una pyme organizada?

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🙋 Levanta la mano si alguna vez has perdido un documento importante por llevar la organización de tu empresa de manera manual. Ahora levanta la mano si has tomado malas decisiones financieras por no contar con información actualizada 😨. ¡Ya puedes bajar las manos! Sigue leyendo y olvídate de esos inconvenientes con un sistema de gestión en tu pyme. 

¿Qué es un sistema de gestión?

Esta herramienta permite controlar, planificar, organizar y automatizar las tareas administrativas de una empresa. Su objetivo es analizar los rendimientos y riesgos de la compañía para mejorar la eficiencia y sostenibilidad del ambiente laboral.

Recuerda que con Alegra puedes llevar la gestión de tu negocio en la palma de tu mano 👇.

¿Qué beneficios aporta un sistema de gestión en una empresa?

Los sistemas de gestión para pymes son muy útiles para las pymes, ya que permiten:

  • Identificar y documentar los procesos clave.
  • Generar una mayor eficiencia en las operaciones y en el negocio.
  • Cumplir con los requisitos legales y normativos, en un entorno que cambia constantemente.
  • Automatizar flujos de trabajo rutinarios, disminuyendo errores humanos.
  • Obtener información en tiempo real, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet.
  • Anticipar riesgos, reduciendo las probabilidades de errores y fallas.
  • Identificar oportunidades de mejora.
  • Mejorar la credibilidad de la empresa.

Tipos de sistemas de gestión

Ahora que sabes qué es un sistema de gestión, debes tener presente que existe más de un tipo. Cada uno de ellos cuenta con herramientas que podrán acoplarse a los objetivos de cada empresa. Te compartimos los más importantes:

Sistemas comunes

Hay sistemas de gestión con características y objetivos similares que buscan mejorar la eficiencia y cumplir con requisitos y expectativas en áreas específicas, tales como:

Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Se basa en los principios de la norma ISO 9001 y busca garantizar que los productos o servicios cumplan con los estándares de calidad establecidos. Además, mejora continuamente los procesos para satisfacer las expectativas del cliente.

Sistemas de gestión ambiental (SGA)

Su objetivo es gestionar de manera efectiva y sostenible el impacto ambiental de las actividades de una organización, cumpliendo con requisitos que dicta la norma ISO 14001 y promoviendo prácticas responsables.

Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)

Se enfoca en proporcionar un entorno de trabajo seguro y saludable para los empleados, cumpliendo con la norma ISO 45001.

Sistemas de gestión integrados (SGI)

Su labor es combinar y coordinar múltiples sistemas de gestión para lograr una organización eficiente y coherente en toda la empresa.

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Sistemas específicos

Existen otros tipos de software, que tienen propósitos bien definidos y se utilizan para gestionar aspectos particulares de una empresa, entre ellos tenemos:

Enterprise Resource Planning (ERP)

A través de una plataforma centralizada, un ERP facilita la gestión de recursos empresariales, abarcando áreas como finanzas, recursos humanos, inventario y procesos operativos. Su objetivo es optimizar los flujos de trabajo y mejorar la eficiencia en toda la organización.

Customer Relationship Management (CRM)

Está diseñado para dar soporte a los procesos relacionados con la gestión comercial y la relación con los clientes. Permite el seguimiento de la información de los consumidores, la automatización de las ventas, la gestión del servicio al cliente y el análisis de datos para mejorar la relación y satisfacción del usuario.

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Respalda los procesos comerciales y la interacción con los clientes. Facilita el seguimiento de la información del consumidor, automatiza las ventas, gestiona el servicio al cliente y analiza datos para mejorar la satisfacción del usuario y la relación con los clientes.

Gestión de procesos empresariales (BPM)

La BPM se encarga de mejorar y optimizar los procesos internos de una organización. Implica identificar, diseñar, ejecutar, monitorear y optimizar los procesos de negocio para lograr eficiencia y alineación con los objetivos estratégicos.

¿Sistema de gestión y sistema contable es lo mismo?

Muchas veces cuando se habla de un sistema de gestión administrativa se suele confundir con un sistema contable, ¡pero no son lo mismo! En este cuadro te explicamos por qué 👇.

CaracterísticaSistema de gestiónSistema contable
ObjetivoMejora la eficiencia, la productividad y la competitividad de la empresa.Brinda información financiera precisa y confiable para la toma de decisiones.
AlcanceAbarca todos los procesos de la empresa.Se enfoca en las transacciones financieras.
FuncionalidadesPlanificación, organización, control y dirección de los procesos.Registro, procesamiento y análisis de las transacciones financieras.
UsuariosGerentes, empleados, clientes.Contadores, gerentes, inversores.

👉 Conoce el poder que puedes darle a tu empresa con un sistema contable.

¿Qué necesita tu empresa para implementar un sistema de gestión?

Si piensas que necesitas invertir mucho para adquirir un software de gestión, estás equivocado. El requisito principal es el compromiso de la alta dirección y la participación activa de todos los empleados. Esta herramienta es nueva y su correcto uso por parte de todos es fundamental para alcanzar los resultados deseados.

Una vez que tengas esto claro, deberás:

  1. Analizar los requisitos y objetivos. Identifica las necesidades específicas de tu negocio y establece metas claras para implementar el sistema.
  2. Buscar y seleccionar el sistema adecuado. Evalúa las soluciones disponibles en el mercado y selecciona la que mejor se ajuste a tus necesidades y objetivos.
  3. Capacitar al equipo. Una vez que adquieras el software ideal, capacita a tu equipo para asegurar que utilicen el sistema de manera efectiva y así maximizar sus beneficios.
  4. Comenzar a usarlo. Con los tres pasos anteriores completados, empieza a aplicarlos en tu pyme y observa las ventajas que aportan a tu organización.

¿Alegra es un sistema de gestión?

Alegra es uno de los sistemas de gestión para pymes favoritos en República Dominicana, ya que te permite tener el control de todo tu negocio con tan solo un clic, ¿cómo? Entre algunas de las facilidades que te brinda están: 

  • Acceso a reportes administrativos y de ventas desde dónde estés.
  • Iinventario siempre actualizado y organizado en múltiples bodegas.
  • Informes y reportes gastos desde la palma de tu mano.

Descubre todas las herramientas administrativas y contables que Alegra tiene para tu pyme 👇.

Ya sabes cómo un sistema de gestión puede beneficiar a tu empresa, ¡es momento de poner manos a la obra! Escoge a Alegra, el software contable y administrativo #1 de las pymes en República Dominicana y disfruta de 15 días gratis.

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Luis Maraví

Comunicador y periodista que ama la contabilidad, los retos y las películas de superhéroes. Lo que más valoro es una buena conversación sobre negocios y emprendimiento.

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Actualizado el 12 de junio de 2024
6 min de lectura

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