¿Qué es un inventario? | Guía para pymes en República Dominicana

¿Sueles invertir mucho tiempo y personal en realizar tu inventario y aún sigue siendo un proceso engorroso? ¡No te preocupes! Eso se soluciona en un chin. 

Sigue leyendo y aprende qué es un inventario, cuáles son sus tipos y cómo hacerlo de una manera fácil y rápida 👇.

¿Qué es un inventario?

El inventario es un registro detallado y sistematizado de los bienes, productos o mercancías, que posee una empresa en un momento específico. Este documento abarca tanto los productos terminados como los materiales en proceso y aquellos destinados a la venta.

💡#AlegraDato: recuerda que la gestión efectiva del inventario te asegura un control adecuado de los recursos y facilita la planificación logística y financiera de tu negocio.

¿Cuándo hay que hacer el inventario?

No existe una regla establecida de cuándo es mejor hacer tu inventario, sin embargo, te recomendamos realizarlo al menos una vez al año. La mayoría de las empresas aprovechan el fin de año para cerrar un ejercicio fiscal y hacer el recuento de sus activos.

Según la Ley 11-92 Art. 303, cualquier persona que tenga en su posesión materias primas, productos en proceso de fabricación o productos terminados, está obligada a establecer y mantener registros de inventarios actualizados, para reflejar de manera precisa sus ingresos. 

¿Para qué sirve un inventario?

Un inventario sirve para tener el control de los recursos de una empresa y así llevar una gestión eficiente. Además, este documento ayuda a:

• Ofrecer un valor de los activos.
• Facilitar la planificación logística y financiera.
• Estimar ventas.
• Determinar cuándo realizar pedidos de nuevos productos.
• Prever la necesidad de mantenimiento o reparación de equipos.
• Realizar mejores estrategias empresariales.

¿Qué características tiene un inventario?

Si bien cada inventario puede variar dependiendo del tipo de empresa y tamaño, hay características básicas que debe poseer. Toma nota ✍.

• Nombre del objeto

Este aspecto sirve para identificar los productos o servicios que se gestionan, además de facilitar el control y manejo del stock.

• Códigos de identificación o códigos SKU

Es similar a la característica anterior, pero mejora la administración interna de la cadena de producción o suministros. Además, reduce el margen de error, ya que es sencillo de leer para las máquinas, sistemas de control y personas.

• Precio del artículo

Este es uno de los aspectos más esenciales, siempre y cuando esté siempre actualizado, ya que se evitan pérdidas o equivocaciones que derivan en denuncias por incumplimiento o publicidad engañosa.

• Descripción

Aquí se brinda ​​información detallada de un producto, lo que permite optimizar el inventario y evitar confusiones en cualquier punto de la cadena de suministro, sobre todo, si existen artículos con nombres o códigos similares.

• Estatus del objeto

Esta característica ofrece datos importantes para los operarios del inventario de la empresa. Por ejemplo, en el caso de los alimentos perecederos, el estatus sería el tiempo que le queda de vida.

12 tipos de inventarios que existen

Ahora sí vamos a lo bueno, es momento de que conozcas qué tipos de inventario existen. De este modo, podrás encontrar el ideal para tu negocio. Sigue leyendo 👇.

1. Inventario inicial

Se realiza al principio de la producción y del año fiscal para registrar todos los elementos de la empresa. Así verás el saldo total antes de comenzar la etapa de adquisición de recursos, producción o lo que se venderá del stock existente.

👉 Ideal para ver las ganancias y pérdidas con mayor claridad.

2. Inventario final

Se ejecuta al final del año fiscal y sirve para realizar un conteo físico de los productos, los cuales son analizados, posteriormente, para calcular su valor. Esto ayuda a mantener un control sobre la logística empresarial.

3. Inventario físico

Es uno de los más comunes y utilizados por casi todas las empresas. Aquí enlistas todos los bienes de tu compañía. 

4. Inventario intermitente

En el caso de que quieras conocer la cantidad de capital, materiales y mercancía actual, pero la fecha para el siguiente inventario es algo lejana, un inventario intermitente es la respuesta. Este te permite verificar recursos cuando sea necesario.

5. Inventario perpetuo

Con él tienes un mayor control en tu logística empresarial. Ya que mantiene un orden más continuo sobre la disponibilidad de stock en almacén y te ayuda a generar un registro detallado de cada importe y cantidad de productos que tiene el negocio.

6. Inventario periódico

Te permite realizarlo cada mes, seis meses o año. De esta forma, podrás conocer el stock exacto que tienes y el costo de las ventas. Para esto se suman las compras realizadas al inicio y después se resta en el inventario final.

7. Inventario de materias primas

Este se puede complementar con el inventario inicial, ya que hace un conteo y registro de todos los materiales que se utilizarán para elaborar los productos finales.

8. Inventario de suministros

Aquí se contabilizan los materiales necesarios para la producción de un artículo, aunque no se pueden cuantificar de forma exacta, como la pintura, los lubricantes, las lijas, etc. Estos insumos sirven para que la empresa sepa de qué herramientas dispone y cuáles debe conseguir para mejorar su desempeño.

9. Inventario de productos en etapa de fabricación / proceso

Engloba todo lo que se adquiere de proveedores manufactureros o industriales y que está en producción todavía. Aquí se considera:

• La cantidad de materiales.
• La mano de obra.
• Y los gastos de fabricación, según la fecha de cierre.

👉 Ten presente que los insumos en este tipo de registro deben categorizarse de acuerdo a su estado de fabricación.

10. Inventario de productos terminados

En este caso se incluyen los bienes ya terminados que se compran a proveedores manufactureros o industriales y que están listos para venderse. Es común que aquí se registren datos sobre:

• El fabricante.
• La fecha de entrada.
• El valor de compra y venta de cada mercancía.

11. Inventario obsoleto

Este tipo de inventario es necesario para monitorear:

• Las pérdidas.
• La mercancía caducada.
• Y los productos no vendidos.

12. Inventario cíclico

En este caso, se garantiza la demanda que debe satisfacerse entre intervalos de reabastecimientos sucesivos. Estos registros deben calcularse con mucha precisión para evitar el desabastecimiento o el excedente. Por ello, requieren de tiempo para evaluar cuál es el equilibrio perfecto entre demanda y stock.

Ejemplos de inventario

Ahora que ya conoces lo necesario sobre los inventarios. Te compartiremos dos formas para poder realizarlo:

Inventario en Excel

Una de las formas más comunes de cómo hacer un inventario es con las hojas de Excel. Existen muchos formatos, pero en esta ocasión veremos el caso de una ferretería que se rige bajo el método PEPS, en el que las primeras mercancías que entran al almacén son las primeras en salir. Se usa para materiales que son perecederos o tienden a deteriorarse con el tiempo y el clima, como los metales.

¿Qué es lo que tienes que hacer?

1. Ve ordenando las fechas desde la más antigua hasta la más reciente. En este caso empieza con la del 2 de febrero, que es la más antigua. 
2. Para trasladar los valores de la tabla inicial se usa la función BUSCARV(valor buscado, matriz a buscar, número de columna, coincidencia 0).
3. Si quieres encontrar el Costo por unidad: usa también BUSCARV(valor buscado, matriz a buscar, número de columna, coincidencia 0). Solo que el número de columna cambia a 4. 
4. Por último, para conocer el Total se multiplica el Artículo vendido x Costo por unidad.

👉 Si bien es un modelo práctico, al ser un proceso manual corres el riesgo de escribir mal las fórmulas o hasta de perder la información.

Inventario en Alegra

Otra forma de organizar tu stock es empleando un sistema de inventario como el de Alegra. Con él tendrás todo el control y manejo de tus artículos en tan solo un clic. Algunas de las facilidades que tienes con este software en la nube son:

• Importe o creación de mercancías inventariables y no inventariables, como servicios.
• Aumento o disminución del stock de manera automática.
• Creación de reportes actualizados.

De esta forma, te olvidas por completo de las tareas manuales y contarás con una relación detallada y organizada de los productos de tu empresa.

Te enseñamos cómo hacer tu inventario en minutos con Alegra 👇.

Consejos para tu inventario

Andamos brisiaos ⚡ aprendiendo todo sobre los inventarios. Y para darle el toque final, queremos compartirte 3 grandes consejos para llevar el orden de tu mercancía como un pro. Anota ahí 👇.

1. Clasifica y prioriza tu inventario

Esto te permitirá controlar la preparación de tu stock, tener una visión amplia de los tipos de producto que manejas así como saber la forma en la que tienes que administrar cada uno de ellos.

2. Presta atención a los ciclos de pedidos

El ciclo del pedido es el tiempo que transcurre desde que el comprador realiza su pedido hasta que lo recibe. Esto te señala la efectividad de tus socios logísticos, los almacenes y los transportistas.

3. Considera automatizar procesos

Automatizar procesos con un sistema de inventario te brinda grandes ventajas a la hora de controlar tu negocio, por ejemplo, reduce los errores humanos, lo que a su vez evita malas experiencias o reseñas del cliente. Esto permite que los procesos sean rápidos y confiables. Así, tu empresa podrá abarcar con mayor facilidad las exigencias del mercado.

Ahora que sabes qué es un inventario y cómo crear el tuyo con éxito, es tu momento de poner manos a la obra. Hazlo con Alegra, el sistema de inventarios, facturación y contabilidad para pymes. Da el primer paso y prueba 15 días gratis.