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Todo sobre retención de ICA y cuándo expedir el certificado

Retención de ICA

¿Tu empresa o tú (como persona natural) tienen actividades comerciales en Colombia? 👇 Esta información te interesa.

Para el caso mencionado, existe una responsabilidad tributaria fundamental y es la declaración y el pago del Impuesto de Industria y Comercio, conocido como ICA.

Igualmente, para el pago de dicho tributo existe un mecanismo de recaudo anticipado, que es el Rete ICA.

Continúa leyendo para saber más sobre la declaración de Industria y Comercio y los certificados de retención de ICA.  

¿Qué es retención de ICA?

La Ley 14 de 1983 establece el Impuesto de Industria y Comercio – ICA, el cual obliga a las personas naturales o jurídicas que realicen actividades comerciales, industriales o de servicios (ocasionales o permanentes), a declarar y pagar este tributo. 

Entonces, la retención del Impuesto de Industria y Comercio o Rete ICA es un mecanismo a través del cual los clientes (contribuyentes) retienen un valor específico a sus proveedores, que luego le pagan a su respectivo municipio o ciudad.

En últimas, esta retención funciona como un anticipo, pues la cifra retenida durante un periodo gravable es el abono del Impuesto ICA, a cargo de los contribuyentes que presenten su declaración en los plazos correspondientes.

🚀 #AlegraTip: recuerda que como agente retenedor de ICA debes presentar la declaración bimestral de retención. Lo veremos más adelante. 

¿Cuándo se aplica Rete ICA y cuándo no se aplica retención de ICA?

A continuación, analizaremos en qué casos se aplica Rete ICA: 

✅ Aplica Rete ICA ❌ No aplica Rete ICA
  • Se realiza en transacciones comerciales; por ejemplo, en la compra de productos o servicios, el comprador retiene parte del pago que debe hacerle al vendedor. 
  • Contratos de prestación de servicios, hechos por personas naturales, de forma individual.
  • En adquisición de bienes o servicios a través de fondos fijos o cajas menores, si el valor no supera las 63 UVT (Unidades de Valor Tributario).
  • A contribuyentes con tratamiento especial o exención sobre el ICA o actividades excluidas del impuesto.
  • Facturación de pagos a entidades prestadoras de servicios públicos. 

👉 Lee también: aprende a expedir certificados de retención de IVA

¿A quiénes se les practica retención de ICA?

La obligatoriedad y responsabilidad de la declaración y pago del ICA recae sobre personas naturales o jurídicas y sociedades, que realicen actividades comerciales, de servicios o industriales.

Por ejemplo, propietarios de establecimientos comerciales, como almacenes de ropa, tiendas, droguerías, ferreterías, entre otros.

Son fundamentales estos dos conceptos: 

  • Agente retenedor: quien aplica el Rete ICA, en este caso, compradores. 
  • Sujeto de retención: son los vendedores o proveedores. 

¿Cómo hacer la declaración y pago del Rete ICA?

Estos procesos pueden hacerse de dos maneras:

Presencial 

  1. Descarga y diligencia el formato de liquidación del impuesto Rete ICA.
  2. Realiza el pago en los bancos autorizados o en las oficinas de la Secretaría de Hacienda, de la respectiva alcaldía.

Virtual 

  1. Ingresa a la sección de trámites y servicios en el sitio web de la alcaldía correspondiente. 
  2. Ve al Impuesto de retención en la fuente del Impuesto de Industria y Comercio (Rete ICA) y diligencia el formulario de liquidación.
  3. Declara el impuesto cargando el archivo firmado. 
  4. Finalmente, efectúa el pago en línea. 

¡Mira nuestro video y aprende más! 👇

¿Qué es el certificado de retención de ICA?

El certificado de Rete ICA es el documento que se emite cuando una persona (natural o jurídica) realizó pagos a terceros, por bienes adquiridos o servicios prestados, y aplicó la retención del Impuesto de Industria y Comercio sobre dicha transacción.

Es decir, que la empresa o persona que realiza la retención debe emitir el certificado de retención de ICA y entregarlo al proveedor correspondiente, como constancia de que se realizó la retención correctamente.

De manera que este formato permite cumplir con las obligaciones tributarias, tanto a los retenedores, como a proveedores. 

👉 Además, conoce nuestro Curso de Iva – Colombia.

¿Qué debe contener un certificado de retención de ICA?

Si buscas un modelo de certificado de retención de Industria y Comercio, es preciso que el documento incluya estos datos: 

✔️ Nombre o razón social de quien realiza la retención. 

✔️ Documento de identidad o NIT de quien realiza la retención. 

✔️ Dirección de quien realiza la retención. 

✔️ Nombre o razón social del proveedor del bien o servicio. 

✔️ Documento de identidad o NIT del proveedor del bien o servicio.

✔️ Dirección del proveedor del bien o servicio.

✔️ Descripción del bien o servicio. 

✔️ Valor total del bien o servicio. 

✔️ Valor de la retención de ICA realizada. 

✔️ Fecha de la retención de ICA. 

✔️ Periodo gravable. 

¿Cómo calcular el Rete ICA? 

En la siguiente tabla de retención de ICA te enseñamos cómo calcular la retención de este impuesto, para tus proveedores de bienes y servicios, en las transacciones señaladas.

🚦 Pero antes de calcular el Rete ICA, verifica lo siguiente:  

  • Si, efectivamente, el comprador es un agente retenedor de ICA.
  • Si el vendedor ha obtenido ingresos en ese municipio. 
  • Cuál es la tarifa de retención y la base mínima en el municipio. 

⚠️ ¡Recuerda que el Rete ICA es un tributo territorial! Lo que implica que su cobra varía según el municipio de Colombia.

Por ejemplo, en Bogotá, la base mínima para aplicar Rete ICA es de $188.000 pesos por servicios (4 UVT) y $1.271.000 por compras (27 UVT). A 2024, una UVT son $47.065 pesos. Por su parte, las tarifas de retención varían de acuerdo con la actividad.  

Fórmula para calcular Rete ICA 
Valor bruto de la mercancía X Tarifa Rete ICA ÷ 1000
Ejemplo: $2.000.000 x 11.04 ÷ 1000 = $22.080  

En la tabla de retención de Industria y Comercio (tabla Rete ICA) puedes consultar los valores de las tarifas de este impuesto en tu localidad. 

¿Cuándo se deben expedir los certificados de retención de ICA?

Cada dos meses los agentes retenedores deben presentar la declaración del Rete ICA, aun si no se presentaron retenciones durante dicho periodo gravable.

En cuanto a los certificados de retención de ICA, se deben entregar a proveedores de bienes o servicios durante los 15 días hábiles, siguientes a la fecha de la retención. 

🚀 #AlegraTip: se recomienda que ambas partes conserven los certificados por lo menos 5 años, desde su expedición.

A continuación las fechas de vencimiento del Impuesto de Industria y Comercio 2024, de la ciudad de Bogotá: 

Bimestre 1 Enero –febrero Bimestre 2 Marzo – abril  Bimestre 3 Mayo – junioBimestre 4 Julio – agosto Bimestre 5 Septiembre – octubre Bimestre 6 Noviembre –diciembre 
19 de abril de 202421 de junio de 202416 de agosto de 202418 de octubre de 202420 de diciembre de 202421 de febrero de 2025

⚠️Ten presente que cada municipio establece fechas de vencimiento diferentes. Consúltalas para evitar sanciones.  

👀 👉 Para que no se te pase ninguna fecha de tus impuestos este año, descarga nuestra guía tributaría 2024.

¿Qué pasa si no me dan certificado de retenciones?

De acuerdo con el artículo 375 del Estatuto Tributario, las retenciones declaradas deben estar respaldadas por su respectivo certificado.

Sin embargo, se entiende que hay casos ajenos a los contribuyentes, que les impiden obtener el documento en cuestión. En este punto específico puede ser sustituido por la factura que evidencie el concepto y valor retenido. 

Adicionalmente, los agentes retenedores que incumplan con la obligación de expedir documentos de Rete ICA a sus proveedores, se exponen a multas del 5% de los abonos de certificados no expedidos (artículo 677 del Estatuto Tributario).

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Laura Jaramillo

Productora de contenido, apasionada por temas de innovación y emprendimiento. Amo los viajes, la música y el cine. Fan de la comida y los board games.
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Laura Jaramillo

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Actualizado el 15 mayo, 2024
7 min de lectura

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