En el entorno tributario colombiano, el documento soporte electrónico se ha convertido en una herramienta esencial para los empresarios que buscan cumplir con las normativas fiscales mientras optimizan sus procesos contables.
Este documento permite respaldar transacciones con proveedores que no están obligados a emitir facturas electrónicas, asegurando que los costos y deducciones sean reconocidos por la DIAN. A continuación, te presentamos una guía detallada que responde a las preguntas más comunes sobre este tema, con información actualizada al 2025 según la normatividad vigente.
¿Qué es el documento soporte electrónico?
El documento soporte electrónico es un comprobante generado por el comprador para acreditar la adquisición de bienes o servicios cuando el vendedor no está obligado a emitir factura de venta o documento equivalente. Este documento es fundamental para respaldar fiscalmente los costos, deducciones y/o impuestos descontables en las declaraciones tributarias. Por ejemplo, si compras productos a un agricultor que no emite facturas electrónicas, tú, como comprador, generas este documento para registrar la transacción.
¿Quiénes están obligados a expedirlo?
Están obligados a emitir el documento soporte electrónico todas las personas naturales o jurídicas que:
- Sean facturadores electrónicos, es decir, que estén registrados en el sistema de facturación electrónica de la DIAN.
- Realicen compras de bienes o servicios a proveedores que no están obligados a emitir facturas electrónicas, como pequeños comerciantes, trabajadores independientes o no residentes fiscales sin NIT en Colombia.
En resumen, si tu negocio debe declarar impuestos y adquieres bienes o servicios de alguien que no factura electrónicamente, eres responsable de generar este documento para cada transacción. ¡Asegúrate de contar con un software contable completo como Alegra y registra tus soportes electrónicos sin inconvenientes!
¿Por qué se debe expedir documento soporte?
La emisión del documento soporte electrónico es un requisito para cumplir con las obligaciones tributarias en Colombia. Este documento permite:
- Documentar transacciones: registra adecuadamente las compras realizadas a proveedores no obligados a facturar.
- Soportar costos y deducciones: justifica los gastos en la declaración de renta, lo que puede reducir la carga tributaria.
- Facilitar auditorías: proporciona evidencia clara de las operaciones ante posibles revisiones de la DIAN.
Sin este documento, los costos asociados a estas transacciones podrían no ser aceptados por la DIAN, lo que afectaría tus declaraciones fiscales.
¿Qué beneficios tiene expedir el documento soporte?
Emitir el documento soporte electrónico ofrece múltiples ventajas para los empresarios, incluyendo:
Estos beneficios no solo mejoran la gestión fiscal, sino que también agilizan los procesos contables de tu empresa.
¿Debo solicitar una resolución de numeración para la expedición del documento soporte?
Sí, es obligatorio solicitar una resolución de numeración ante la DIAN para emitir el documento soporte electrónico. Esta resolución autoriza un rango de numeración consecutiva que debe incluirse en cada documento, garantizando su validez y trazabilidad.
¿Cuáles son los requisitos que debe contener el documento soporte?
El documento soporte electrónico debe cumplir con los requisitos establecidos por la Resolución 000167 de 2021. Conoce todos los detalles aquí 👇.
Requisito | Descripción |
Denominación | Debe titularse explícitamente como «Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar». |
Fecha | La fecha de la operación debe coincidir con la fecha de generación del documento. |
Datos del vendedor | Incluir apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor. Para no residentes sin NIT, se acepta la identificación del país de origen. |
Datos del comprador | Incluir apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente. |
Numeración | Llevar un número consecutivo dentro del rango autorizado por la DIAN, incluyendo número, rango y vigencia. |
Descripción | Detalle específico del bien adquirido o servicio prestado. |
Valor total | Monto total de la operación, discriminando el IVA cuando corresponda. |
Firma | Incluir la firma del emisor conforme a las normas de la DIAN. |
Formato electrónico | Generarse en el formato electrónico establecido por la DIAN. |
CUDS | Incluir el Código Único de Documento Soporte (CUDS) para identificación única. |
Estos requisitos aseguran que el documento sea válido y aceptado por la DIAN.
¿Cuándo se debe emitir el documento soporte técnico ante la DIAN?
El documento soporte electrónico debe transmitirse a la DIAN en los siguientes plazos:
- Inmediatamente: para cada operación individual con un proveedor no obligado a facturar.
- Semanalmente: para operaciones acumuladas con el mismo proveedor, debe enviarse a más tardar el último día hábil de la semana.
En caso de problemas tecnológicos, se otorga un plazo adicional de 48 horas desde el restablecimiento del servicio para realizar la transmisión.
¿Cuánto tiempo tengo para emitir un documento de soporte electrónico?
El documento soporte electrónico debe generarse y transmitirse en el momento de la operación o, para operaciones acumuladas con el mismo proveedor, dentro de la misma semana, específicamente antes del último día hábil. Este plazo asegura que las transacciones se registren oportunamente. Si hay inconvenientes tecnológicos, el plazo se extiende 48 horas tras la solución del problema.
El documento soporte electrónico es una herramienta indispensable para los empresarios colombianos que buscan cumplir con las normativas tributarias mientras optimizan sus procesos fiscales. Al emitir este documento correctamente, no solo garantizas el cumplimiento con la DIAN, sino que también aprovechas beneficios como deducciones fiscales y procesos automatizados. Mantenerse informado y utilizar plataformas confiables para la generación de estos documentos puede marcar la diferencia en la gestión de tu negocio.
Muy buenas tardes, para una entidad de gobierno que no presenta declaración de renta ni paga impuesto de renta sino que presenta la declaración de ingresos y patrimonio, también sería obligatorio este documento equivalente o DSE? mil gracias.
¡Hola, Fernanda! ¿Cómo te va?👋
Todas las personas naturales o jurídicas que sean facturadores electrónicos y necesiten respaldar la compra de bienes y/o servicios a un proveedor que no está obligado a facturar o a generar documentos equivalentes están obligados a emitir el Documento Soporte Electrónico.
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