Se acerca la fecha máxima para las empresas que conforman el grupo 4 en iniciar con la generación y emisión del documento soporte de pago de nómina. ¡Que no se te pase!
Es por ello que te explicamos a continuación qué es la nómina electrónica y todo lo que tienes que saber para que tengas éxito con esta tarea y así evitar posibles sanciones:
¿Qué es Nómina Electrónica y para qué sirve?
La Nómina Electrónica es un documento soporte en formato .XML con información de las liquidaciones de nómina que se transmiten de manera mensual a la DIAN a través de medios electrónicos.
Permite al encargado de nómina poder realizar estos pasos en cualquier parte del mundo por internet.
¿Cuándo se debe emitir la nómina electrónica?
De acuerdo al artículo 8 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, los obligados a generar Nómina Electrónica tendrán plazo para hacerlo dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente.
¿Quiénes forman parte del grupo 4 de Nómina Electrónica?
Este grupo es crucial, ya que muchos de los negocios se encuentran en este grupo. Hablamos de negocios que tienen en su nómina entre 1 a 10 empleados, en otras palabras, las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES). ¡Es muy importante que los emprendedores estén al tanto de esta información!
Las MIPYMES forman parte integral de la economía del país. En la actualidad, según el Ministerio de Trabajo, en Colombia estas empresas representan el 90% del total de las empresas y emplean más del 80% de las personas en edad de trabajar.
Según el artículo 2 de la Resolución 00063 (el cual modifica Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la Resolución 000037 del 05 de mayo de 2021), según el calendario de implementación de Nómina Electrónica, el grupo 4 está obligado a comenzar a emitir la nómina electrónica de diciembre el a partir del 1 de enero de 2022.
*Mediante la Resolución No. 000028 del 28 de febrero de 2022, las empresas con 1 a 10 empleados pueden realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, así: Los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022, los diez primeros días hábiles del mes de mayo de 2022. Y los meses de marzo, abril y mayo de 2022 los diez primeros días hábiles del mes de junio de 2022.
¿Cómo habilito mi negocio para emitir nómina electrónica?
Afortunadamente, tienes mayor ventaja a la hora de habilitar tu negocio para nómina electrónica, ya que Alegra es proveedor oficial de nómina electrónica ante la DIAN.
- Primero debes entrar a nuestra aplicación.
- Completar la información sobre tu empresa.
- Habilitarse ante la DIAN dependiendo de lo siguiente:
a. Habilitarse como facturador electrónico (en caso de que no te hayas registrado aún).
b. Configurar el modo de operación.
c. Realizar pruebas para ver que todo esté funcionando correctamente. ¡Y listo!
¿Emitir nómina electrónica es lo mismo que liquidar la nómina?
Muchos confunden la emisión de la nómina electrónica con la liquidación de la misma. Estos son dos procesos diferentes pero que tienen relación.
La liquidación es el cálculo del salario devengado por el trabajador junto con el cálculo de las prestaciones, deducciones laborales y provisiones correspondientes. Para esto, no es necesario contar con ninguna aplicación, aunque siempre es recomendable para tener los números ordenados.
Mientras que la emisión de la nómina electrónica será el documento soporte de estos pagos y si se necesita tener un programa en donde se van a reportar a la DIAN los números anteriormente mencionados.
¿Cuáles sanciones aplican por incumplir con la nómina electrónica?
Existen consecuencias por incumplir en la emisión de la nómina electrónica. Te adelantamos algunas para que puedas evitarlas con anticipación:
Artículo 651 del Estatuto Tributario: Sanción por no enviar información
Primero hablemos de este artículo 615 del ET que establece lo siguiente:
- Multa que no supere quince mil (15.000) UVT
a. 5% sobre la suma relacionada al documento no suministrado.
b. 4% sobre la suma relacionada al documento con errores.
c. 3% sobre la suma relacionada al documento enviado tarde.
d. Cuando no existe documento, se fijará un 0.5% de los ingresos netos. De no existir este, sería sobre patrimonio bruto de la empresa del año anterior. - El desconocimiento de los costos, rentas exentas, deducciones, descuentos, pasivos, impuestos descontables y retenciones, según el caso, cuando la información requerida se refiera a estos conceptos y de acuerdo con las normas vigentes, deba conservarse y mantenerse a disposición de la Administración Tributaria.
Artículo 10 de Resolución 13 de 2021: Costos y Gastos Deducibles
Esta no es una sanción, pero sí puede ser una consecuencia que indirectamente aumentaría el impuesto anual de tu empresa.
Hablamos de que esas porciones de gasto de nómina que omitiste emitir no te lo podrías deducir (restar) a tu declaración de renta, por ende, tu impuesto a pagar sería un poco más de lo que realmente podría haber sido si aplicamos estos deducibles.
¿Quieres saber más? ¿Estás preocupado por este tema? ¡No te preocupes! Puedes evitar esto y volverte un experto en Nómina Electrónica con nuestra Guía gratuita sobre Nómina Electrónica. Descárgala y mantén tu empresa al día frente a la DIAN.
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