Factura Electrónica: La guía definitiva para el Perú

Top 17 de preguntas y respuestas sobre Factura Electrónica para Mipymes peruanas

Se acerca el “día D” en que todos los contribuyentes peruanos, incluyendo a las Mipymes, deberán usar la factura electrónica como único comprobante de pago. En este sentido, las facturas en papel tienen sus días contados de acuerdo al plan de la SUNAT  que ha establecido el 2020 como el año de la extinción de estos comprobantes.

Ante este escenario, son muchas las dudas y mitos alrededor del uso y funcionamiento de la factura electrónica en el Perú, por ello, nos pusimos la tarea de resolver todos los temas que te preocupan para guiarte por el camino de la implementación exitosa de este sistema:

1. ¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es la versión digital de la factura física que conocemos y se emite a través de un sistema de facturación reglamentado por la SUNAT. El servicio se llama Factura Electrónica pero este incluye otros comprobantes de pago como boletas de venta electrónica, notas débito y crédito, también otros documentos como las retenciones y percepciones. La factura electrónica tiene el mismo valor de los formatos en papel, con el beneficio que llega directamente al sistema de la SUNAT por medios digitales y es válido para transacciones comerciales o para declaraciones del IGV.

2. ¿Qué sistemas de facturación electrónica existen?

Uno de los sistemas de emisión de factura electrónica es SOL (SUNAT Operaciones en Línea), además se puede facturar desde los sistemas del contribuyente como el caso de Alegra que es un sistema de facturación electrónica en la nube que realiza el proceso a través de un PSE, el cual está conectado con la SUNAT para que la información llegue de manera adecuada.

3. ¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?

Sunat designa por resolución a las empresas que están obligadas a emitir factura electrónica. A la fecha, ya son 100 mil empresas obligadas y el plan de la SUNAT es que para el año 2020 todas las empresas incluyendo a las Mypes se encuentren emitiendo todos sus comprobantes a través de este sistema, así, para los próximos meses del 2018 la SUNAT va a obligar a 60 mil empresas más.

Algo importante es que también como persona jurídica  puedes usar las facturas electrónicas de manera voluntaria sin esperar el último momento a que SUNAT te obligue.

Entérate si tu empresa está obligada a emitir facturas electrónicas desde este año.

4. ¿Qué tipo de documentos serán electrónicos?

Deberán emitirse en formato electrónico las facturas, boletas de venta, notas crédito y débito, además los documentos bajo el régimen de retención y percepción designados por la SUNAT. También, otros documentos como la guía de remisión y servicios públicos serán electrónicos, y documentos autorizados como tickets de transporte terrestre y hospedaje.

En este momento la guía de remisión electrónica sólo está reglamentada para remitente y aún no son obligatorias. SUNAT ya ha avanzado con la normatividad de la estructura, los campos, y se espera que en los próximos meses tanto la guía de remitente como transportista sea obligatoria.

5. ¿Cómo anular una factura electrónica?

Para anular una factura o boleta electrónica usando Alegra, se debe hacer por medio de una nota de crédito; asimismo, existe la anulación de las retenciones y percepciones que son conocidas como reversiones.

6. ¿Si uso factura electrónica también puedo seguir con las facturas físicas?

Si decides usar la factura electrónica de manera voluntaria también puedes seguir usando los formatos físicos y tener una facturación múltiple, solamente si no estás obligado. Si ya estás obligado por la SUNAT, entonces solo tienes la opción de usar la factura electrónica.

7. ¿Cómo se envían las boletas electrónicas a la SUNAT?

Las boletas de venta en versión electrónica se envían a SUNAT de manera consolidada en un resumen de boletas y no de manera individual.

8. ¿Si mi empresa es una Mype, también estoy obligado a emitir facturas electrónicas?

Cuando SUNAT obliga a las empresas a usar factura electrónica no los obliga para un solo documento sino para todos: facturas, boletas, notas crédito y débito, independientemente si es Mype o no, si está obligada debe usar todos los comprobantes.

9. ¿Cómo sé si mi empresa está obligada a emitir factura electrónica?

Si no obtuviste una comunicación formal por parte de la SUNAT, puedes verificarlo en su web en la sección Padrón de Obligados ingresando el RUC de tu empresa.

10. ¿Qué requisitos debe tener una factura electrónica?

Para que un documento sea considerado válido por la SUNAT debe cumplir con ciertas características:

-Primero, es el formato XML-UBL 2.0 que SUNAT estableció para el intercambio de documentos electrónicos y pronto migrará a la versión 2.1 para seguir el estándar internacional.

-Segundo, este documento debe estar debidamente firmado con el certificado digital y ser enviado por los canales que ha establecido la SUNAT.

-Tercero,  el documento debe  tener un estado, en este caso estado de aceptado.

11. ¿Qué hacer si el sistema de SUNAT no funciona?

Si se presentan intermitencias o el sistema de la SUNAT está caído puedes emitir comprobantes físicos. SUNAT si contempla la emisión de facturas físicas como contingencia, pero deberás enviar luego a SUNAT un listado de todos los comprobantes que se emitieron de manera física, a esto se le conoce como un resumen de contingencias y debe ser cargado por el contribuyente directamente en el portal de la SUNAT.

12. ¿Cuánto tarda la emisión de comprobantes electrónicos?

Las facturas electrónicas una vez emitidas quedan registradas inmediatamente en el sistema de SUNAT, este proceso no demora más de 5 minutos aproximadamente, dependiendo del tráfico en el sistema. En el caso de las boletas, estas se deben enviar al final del día como un resumen, se publican y se les asigna el CDR al día siguiente  de su creación

13. ¿Qué puedo hacer si mi cliente no quiere aceptar facturas electrónicas?

Si tu cliente no quiere aceptar facturas electrónicas es un asunto comercial en el que SUNAT no interviene. En ese sentido, tendrías que hablar con el cliente y consultar sus razones, quizás no está de acuerdo con alguno de los ítems o los precios de los productos, pero a nivel tributario si el documento ya está validado y registrado en SUNAT, no debería tener ningún inconveniente en aceptarlo. Si tu empresa ya está obligada a emitir comprobantes electrónicos no puede emitir versiones físicas y la factura electrónica debe ser aceptada.

14. ¿Cómo puedo empezar a usar la factura electrónica con Alegra?

En Alegra actualmente se pueden emitir facturas, boletas de venta y notas crédito, a través de nuestro PSE Carvajal, y estamos trabajando para incluir más documentos en un próximo desarrollo de la aplicación. Los usuarios solo deben activar el PSE desde la web de la Sunat y luego de 24 horas pueden empezar a emitir facturas electrónicas con Alegra de una manera muy fácil.

15. ¿Qué tipo de comprobante puedo entregar a mis clientes si uso factura electrónica?

Al cliente se le puede enviar la factura electrónica por correo como comprobante, al hacerlo desde Alegra se adjunta el PDF, CDR y XML. Al crear tus comprobantes se genera el PDF inmediatamente,lo puedes descargar, compartir o imprimir directamente desde la aplicación para entregarlo al cliente.

16. ¿Si emito facturas electrónicas con Alegra deben ser declaradas?

Toda la información que sea emitida por Alegra debe ser reportada en los libros contables, ya que la SUNAT todavía no ha llegado al punto de automatizar este proceso. Se espera que en los próximos años se implemente una solución para esta tarea, pero por ahora todo documento que se emita uno a uno entre Alegra y Carvajal debe ser emitido en el libro correspondiente que SUNAT disponga.

Una vez el documento se emite, este queda registrado en el portal de la SUNAT y las empresas pueden ver uno a uno si este fue aprobado o no. En el caso de facturas, se puede visualizar un mensaje que dice que la factura  ha sido aprobada, y en el caso de las boletas que se maneja por resumen se indicará que la boleta ha sido informada. De esta forma, SUNAT facilita esta información para hacer seguimiento a los comprobantes que han sido emitidos a través de Alegra.

17. ¿Si ya uso un sistema de facturación y quiero migrar a Alegra, qué debo hacer?

Si ya usas un sistema de facturación y quieres migrar a Alegra puedes hacerlo de manera muy sencilla con las funciones de migración masiva de contactos e inventario de productos creados desde Excel, así podrás manejar toda la cartera que tengas antigua y no perder ningún contacto.

Te invitamos a probar el sistema de facturación electrónica de Alegra gratis por 30 días, y experimentar lo rápido y fácil que es facturar desde la PC en tu oficina, o desde el celular mientras disfrutas del sol, la playa y un cebiche bien picante.