Llevar a cabo ciertos procesos contables de forma manual es muy tedioso, complejo y hasta difícil. Pero, ¿qué pensarías si te dijéramos que con la contabilidad automatizada te olvidarás de estos problemas? Gracias a ella reducirás errores humanos y ahorrarás tiempo en tus procedimientos de gestión.
¡Ahora es tu turno! Haz despegar tu negocio y aprende en qué consiste la automatización contable, qué beneficios tiene y cómo implementarla en tu empresa o proyectos. ¡Sigue leyendo! 👇.
¿Qué es la contabilidad automatizada?
La contabilidad automatizada consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos, como la implementación de un software, para completar ciertas tareas contables tradicionales de manera automática. Con ella puedes hacer el seguimiento y registro de transacciones, incluso generar estados financieros.
¿Qué es la contabilidad manual?
La contabilidad manual, a diferencia de la automatizada, tiene como responsable a personas para llevar a cabo las tareas contables. Esto significa que todos los cálculos y registros se realizan con el riesgo de errores humanos, algo que no solo generaría retrasos para la empresa, sino que podría ponerla en peligro al regirse con información equivocada, en ciertos casos 😱.
¿Cómo funciona un sistema contable automatizado?
La automatización contable opera de la siguiente manera:
- Recopila todos los datos contables de la empresa.
- Los almacena y organiza en su base de datos.
- Posteriormente, los procesa y permite al emprendedor tomar mejores decisiones.
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¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad automatizada?
Según el Journal of Accountancy, el 79% de los ejecutivos creen que la inteligencia artificial en la contabilidad permite una mayor productividad. Por eso, te contaremos algunas ventajas de la contabilidad automatizada:
- Reducción de errores, gracias al uso de software se minimizan las equivocaciones humanas y, por lo tanto, el tiempo que se invierte en solucionarlas.
- Gestión rápida y sencilla de cobros y pagos, lo cual mejora la productividad de los encargados de la contabilidad de la empresa.
- Ahorro de tiempo, en procesos como ingresar información, revisar cálculos, ejecutar informes, etc. Sin mencionar cómo esto repercute positivamente en otros flujos de trabajo.
- Disponibilidad 24/7 de la información, totalmente actualizada y con la posibilidad de acceder a ella desde cualquier lugar del mundo, solo con conectarse a internet.
- Información de valor, gracias a los informes detallados y fáciles de leer. De esta forma, permite que en las empresas se tomen mejores decisiones y, a largo plazo, genera mayor estabilidad.
- Aumento de la competitividad, ya que al reducir el tiempo y esfuerzo en tareas tediosas, también reduce costes y, de esta manera, ser más competitivos en el mercado.
- Simplifica la declaración de impuestos, ya que puede monitorear las garantías, guardar recibos, dar seguimientos a los impuestos sobre ventas y maximizar las deducciones.
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¿Cuál es la importancia de la automatización contable?
Sí, esto de la automatización contable cada vez se pone más bueno 😎. Y es que su importancia recae en la implementación de la transformación digital en la empresa, con la finalidad de optimizar procesos y propiciar un ecosistema de innovación. De esta forma, se podrá brindar un mejor servicio, redirigir los esfuerzos hacia tareas mayores y, sobre todo: aumentar la ventaja competitiva.
¿Cómo automatizar la contabilidad?
Si aún llevas una contabilidad tradicional y crees que automatizar estos procesos será un dolor de cabeza, ¡nada más lejos de la realidad! Si bien esta fase de transición tiene sus pasos a seguir, son muy sencillos de implementar. Toma nota ✍️.
- Encuentra el software contable ideal para las necesidades de tu negocio.
- Organiza y planifica el período de transición y notifica al departamento de contabilidad.
- Brinda información y capacita a tu equipo para que puedan aprender sobre este nuevo sistema.
- Decide si deseas migrar toda tu información financiera o empezar desde cero el nuevo período de contabilidad.
- Configura el nuevo software según tus necesidades.
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