Contrataste a una persona freelance o un profesional independiente, hizo un gran trabajo y está listo para cobrar. Te pide tu RFC y razón social para enviarte una factura por honorarios, pero ¿sabes cómo debe enviarla?
¡Tranquilo! 😉 Aquí te explicamos para qué sirve una factura por honorarios y errores comunes al recibirla.
¿Qué es una factura por honorarios?
La factura por honorarios es un comprobante fiscal que expide una persona física cuando ofrece servicios profesionales independientes (por ejemplo, consultores, médicos, diseñadores, abogados que trabajan por su cuenta). Este documento registra y valida el pago a un trabajador independiente por la prestación de sus servicios.
¿Para qué sirve una factura por honorarios?
Una factura por honorarios (también llamada factura por servicios profesionales), sirve como prueba de la prestación de un servicio y recibo del pago por ello .
¿Por qué es importante? Porque con esta factura tanto tú como tu prestador de servicios respaldan la operación ante el SAT.
Con esta factura, el profesional puede tener deducciones como persona física. Para la empresa, le ayuda a declarar sus ingresos de forma legal y cumplir con tus obligaciones fiscales.
👉 Es decir, la factura de honorarios profesionales se utiliza cuando quien presta el servicio es una persona física (freelancer, profesionista independiente, etc.). En estos casos, la ley contempla que, si el cliente es otra empresa (persona moral), se apliquen retenciones específicas (ISR al 10% y 2/3 de IVA) para personas físicas con actividades profesionales.
Ventajas de contratar un trabajador por honorarios
- Puedes contratar profesionales por un período específico.
- Tienes flexibilidad para aumentar o disminuir la fuerza laboral según las necesidades de tu empresa.
- No necesitas procesar una nómina, deducir impuestos u otros procesos de mayor inversión.
¿Cómo se calculan las retenciones de IVA e ISR en una factura por honorarios?
Cuando recibes una factura por honorarios de un freelancer, es importante verificar las retenciones de impuestos que debes aplicar sobre el monto del servicio.
Estas retenciones varían dependiendo de la naturaleza del servicio, aunque las más comunes son:
| Retención de ISR | Retención de IVA |
| Debes retener un 10% de ISR sobre el monto del servicio del freelance, antes de IVA. Este monto lo debes pagar directamente al SAT. | El IVA por honorarios generalmente es del 16% . Sin embargo, en lugar de pagar todo el IVA al profesional, deberás retener 2/3 de ese IVA . Es decir, debes pagarle al freelancer solo un 1/3 del IVA, y el resto lo entregas al SAT. |
¿Cómo facturar por honorarios?
Un freelancer o profesional independiente debe emitir una factura electrónica (CFDI 4.0) para poder hacerte el cobro. Aquí los pasos para emitir el CFDI son 👇.
- En tu sistema de facturación, selecciona que vas a crear una Factura de tipo Honorarios (en Alegra u otros aparece la opción de tipo de comprobante o régimen, elige servicios profesionales). En el portal del SAT simplemente es una factura de ingreso normal pero tú indicarás tu régimen de “Servicios profesionales (actividad empresarial y profesional)”.
- Ingresa los datos del receptor (cliente), RFC, nombre, código postal y el uso CFDI que te indicó (por ejemplo, G03 si es deducible general).
- Ingresa los detalles del concepto, aquí pones la descripción del servicio (ejemplo: “Servicios de consultoría en TI – Abril 2025”), la cantidad, la unidad y el precio unitario (honorarios antes de impuestos).
- Agrega el IVA correspondiente al 16% (o 0% si por alguna razón tu servicio es exento, como ciertos servicios médicos).
- Aplica las retenciones de impuestos, indica ISR 10% sobre el monto e IVA 10.67% (aproximadamente, que es las 2/3 partes) sobre el monto.
- Verifica que la información esté correcta Si todo cuadra, proceda a timbrar o emitir la factura.
- Descarga tu XML (archivo electrónico) y PDF (representación visual) de la factura por honorarios. Envía una copia a tu cliente (es común enviar ambos archivos, pues el XML es el válido para el SAT y el PDF es para fácil lectura).
¿Cuáles son los errores comunes al emitir facturas por honorarios?
Aquí te listamos errores comunes al emitir facturas por honorarios para que los revises antes de aprobar esa factura en tu contabilidad 😉.
- No incluir las retenciones correspondientes de ISR e IVA para una empresa.
- Calcular mal el porcentaje de IVA retenido. ¡Ojito aquí! 👀 Recuerda, no es el 16% completo, son dos terceras partes del IVA (que equivalen a ~10.67% del monto total).
- Usar un concepto o clave de producto equivocada, en las facturas CFDI se debe poner una clave de producto o servicio SAT. Un error común es dejar una clave genérica que no aplica. Si no conoces la clave, el portal tiene un buscador.
- Errores en los datos (RFC, nombre, código postal). Recuerda revisar que la información de tu empresa se encuentre correcta o se tendrá que cancelar y hace de nuevo la factura por honorarios.
- Fecha o uso de CFDI incorrecto y forma de pago y método de pago : por ejemplo, «03 – Transferencia electrónica» y «PUE – Pago en una sola exhibición».
- No entregar la factura o el XML, recuerda que se necesita al menos el XML para poder reportar la retención.
- No guardar las facturas recibidas: debes conservar tus comprobantes ya que los necesitarás para tus declaraciones mensuales y anuales.
🚀#TipAlegra: para saber el uso del CFDI, te recomendamos leer los tipos de facturas en México. Así, conocerás qué facturas deben emitirse y recibirse en tu empresa.
¿Cómo afecta la facturación por honorarios a mis impuestos anuales?
Recibir una factura por honorarios afecta directamente tus deducciones fiscales. Al tratarse de un servicio profesional, puedes deducir el costo del servicio al 100% de tus ingresos, siempre y cuando la factura esté correctamente emitida. Sin embargo, debes tener en cuenta lo siguiente:
- El IVA de la factura puede ser deducido, pero debes estar atento a las retenciones. Si la factura incluye retención de IVA, esa parte no la podrás deducir, ya que fue pagada al SAT por el autónomo.
- El ISR retenido por tu empresa no afecta tu deducción, pero reduce la cantidad de ISR que debes pagar en tu declaración anual.
¿Qué puede facturar una persona por honorarios?
Puedes deducir gastos e inversiones que sean estrictamente indispensables para realizar tu trabajo. Existes dos tipos:
Deducciones de gastos mensuales
- Pago de sueldos y salarios.
- Cuotas que pagaste como patrón al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Arrendamiento del local que uses para la prestación de tus servicios.
- Luz y teléfono del local.
- Papelería y artículos de escritorio que hayas empleado.
- Inversiones en activo fijo como: computadora, oficina, construcciones o transporte.
¿Cuánto se paga de ISR por honorarios?
👉 Según lo menciona el SAT, el cálculo del Impuesto Sobre la Renta (ISR) se determina aplicando la tasa de 25% sobre el total del ingreso obtenido, sin deducción alguna.
Ejemplo de factura por honorarios
Veamos un ejemplo práctico de cómo debería lucir una factura por honorarios de un consultor que cobra $1,000 por servicios, con un 16% de IVA.
| Nombre del profesional y RFC | Juan Pérez, ABC123456XYZ |
| Nombre del cliente y RFC | Empresa XYZ, XYZ789012ABC |
| Fecha | 7 de abril de 2025 |
| Descripción del servicio | Servicios de consultoría para proyectos |
| Importe antes del IVA | $1,000 |
| Importe del IVA (16%) | $160 |
| Importe total | $1,160 |
| Retención por ISR (1,25%) | $12.50 |
| Retención de IVA (2/3 de $160) | $106.67 |
| Importe neto pagado al profesional | $1.160 – $12,50 – $106,67 = $1.040,83 |
¿Emitir factura o recibo de honorarios?
Es común la confusión entre factura por honorarios y recibo por honorarios. A efectos fiscales, ambos son comprobantes fiscales que sirven para respaldar el pago de un servicio profesional, pero debes saber que:
- La factura por honorarios es el documento oficial y electrónico que emite un freelancer. Este es el que debes recibir como empresa para cumplir con el SAT.
- Recibo por honorarios se utiliza de manera informal, pero no tiene la misma validez que una factura electrónica.
Entonces, siempre debes pedir una factura electrónica si deseas deducir el gasto y cumplir con tus obligaciones fiscales.
Diferencias entre recibo de honorarios y factura
| Recibo por honorarios | Factura de honorarios | |
| Validación | No tiene validez fiscal. | Tiene timbre fiscal ante el SAT |
| Tipo de comprobante | Documento simple o manual | CFDI |
La factura electrónica es la opción más segura y válida ante el SAT. Si el freelancer no te la emite, no podrás deducirla correctamente en tu contabilidad.
¿Cómo se hace una factura por honorarios en el SAT?
- Ingresa al portal del SAT y selecciona “Facturación”.
- Usa tu RFC, e.firma y contraseña para ingresar.
- Selecciona la opción de emisión CFDI.
- El sistema cargará automáticamente tus datos como emisor si ya estás dado de alta en el SAT.
- Llena los datos del receptor que incluirán el RFC del receptor, su razón social y el uso del CFDI (por ejemplo, G03 – Gastos en general).
- Describe el servicio prestado (por ejemplo, «Consultoría legal», «Diseño gráfico»). Es importante que utilice las claves de producto o servicio correctas según el catálogo del SAT.
- Si tu servicio está gravado con IVA, agrega el 16% de IVA. Si hay retenciones (como ISR), deberás indicarlas de acuerdo con las instrucciones del SAT.
- Después de ingresar todos los datos y verificar que están correctos, selecciona la opción «Emitir» o «Timbrar» para generar la factura electrónica.
- Una vez generada la factura, podrás descargar los archivos en formato XML (que es el comprobante fiscal oficial) y PDF (representación visual).
- El archivo XML es el que tiene validez fiscal y debe ser enviado al cliente, junto con el PDF para su lectura.
Recuerda que si usas un software de facturación como Alegra , este proceso será más fácil y automático, y te permitirá emitir facturas correctamente con los impuestos y retenciones ya calculadas.
En Alegra puedes crear tus facturas por honorarios desde un archivo .XML muy fácil y rápido.
Aquí te enseñamos cómo facturar por honorarios:
- Haz clic en el Menú “Ingresos”.
- Ingresa al submenú de “Facturas de ventas”.
- Haz clic en el botón “Nueva factura desde XML”.
- Importa desde tu computador el archivo XML. También puedes importar el PDF asociado a la factura que deseas crear.
- Completa el formulario con la información extraída del archivo XML.
😎 AlegraHack: si tu cliente no está dentro del sistema, puedes guardarlo directamente en el formulario.
- Haz clic en “Guardar” y conserva los cambios.
Para que lo tengas más claro, checa este pequeño tutorial 👇
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