Ante la aparición de tecnologías y la necesidad de agilizar distintos trámites, el gobierno nacional se vio en la necesidad de encontrar una forma de regularizar la certificación de documentos a través de internet.
De allí nace la firma electrónica; con la finalidad de que sus usuarios puedan realizar transacciones con un clic.
Veamos primero de que se trata la firma electrónica y más adelante en el artículo hablaremos sobre su importancia y relación con la factura electrónica en Panamá.
¿Qué es la firma electrónica Panamá y quién la regula?
La firma electrónica nace mediante la ley 51 del 22 de julio del 2008 para poder brindar la validez necesaria a los documentos electrónicos y certificación de firmas digitales.
Es regulada y administrada por la Dirección Nacional de Firma Electrónica, una división del Registro Público de Panamá. Además, este se encarga de la gestión de certificados electrónicos a nivel nacional.
Esta es simplemente un conjunto de sonidos, símbolos o datos vinculados a un documento electrónico (certificado electrónico calificado), que ha sido adoptado o utilizado por una persona con la intención precisa de identificarse y aceptar o adherirse al contenido de un documento electrónico.
¿Quiénes deben utilizar la firma electrónica en Panamá?
No hay limitación en el tipo de usuario que puede utilizarla.
La firma electrónica puede ser utilizada por cualquier persona natural (individuo o independiente) o por cualquier persona jurídica (a través de su representante legal) para poder firmar de manera más rápida e instantánea distintos contratos y documentos que así requieran sin la necesidad de imprimirlos.
Las personas que sí estarán obligadas son las que deseen adoptar factura electrónica a través de PAC. Ya estaremos hablando más acerca de ello a continuación.
¿Cómo lograr una firma electrónica reconocida?
Para que una firma electrónica sea reconocida, debe cumplir ciertos requisitos técnicos y de seguridad establecidos por la legislación panameña, específicamente por la Ley 51 de 22 de julio de 2008 y su reglamentación, que regulan la firma electrónica y el uso de documentos electrónicos.
Una firma electrónica reconocida debe:
- Ser creada mediante un dispositivo seguro: el proceso de creación de la firma debe garantizar que la persona que firma lo hace con control exclusivo del dispositivo que genera la firma, evitando que terceros puedan utilizarlo sin autorización.
- Está vinculada a un certificado digital emitido por un prestador de servicios de certificación autorizado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica, que verifica la identidad del firmante.
- Garantizar la integridad del documento firmado: la firma electrónica debe permitir que cualquier modificación posterior del documento sea detectable, asegurando que el contenido no ha sido alterado.
Estos requisitos hacen que la firma electrónica reconocida sea legalmente válida en trámites administrativos y judiciales, permitiendo su uso en contratos, documentos oficiales, transacciones electrónicas, entre otros.
Generador de firmas electrónicas
Un generador de firmas electrónicas en Panamá es una herramienta o software que permite crear firmas electrónicas, las cuales pueden ser utilizadas en documentos digitales. El generador de firmas electrónicas es clave para garantizar la autenticidad e integridad de los documentos firmados digitalmente.
Existen diferentes tipos de generadores de firmas electrónicas, algunos proporcionados por prestadores de servicios de certificación reconocidos por la Dirección Nacional de Firma Electrónica de Panamá.
Los generadores que cumplen con los requisitos de seguridad y certificación pueden crear firmas electrónicas reconocidas, que tienen la misma validez legal que una firma manuscrita.
El funcionamiento básico de un generador de firmas electrónicas suele incluir:
¿Para qué puedo utilizar la firma electrónica?
La firma electrónica tiene una variedad de beneficios entre los cuales podemos destacar los siguientes:
- Aumenta la rapidez de autorizaciones internas y externas a tu empresa.
- Ayudas al medio ambiente al evitar imprimir documentos.
- Permite poder adoptar la factura electrónica ya que es uno de los requisitos (PAC)
- Mayor ahorro de tiempo y dinero.
- Facilita tanto al comercio tradicional como al comercio electrónico en Panamá.
- Mayor transparencia en la gestión gubernamental.
Es como si estuvieras colocando tu firma con tu puño y letra en un contrato validando su aceptación.
Además, podrás manejar todo por medio de internet sin imprimir papeles innecesariamente, como lo harías con tu contabilidad en la nube con Alegra.
¿Cuáles documentos puedo firmar por medio de firma electrónica calificada?
Todos los documentos que desees y que requieran de tu firma. Algunos ejemplos sencillos pueden ser:
- Apertura de cuenta bancaria
- Contratos de compra y venta
- Contratos de trabajo
- Contratos de prestaciones de servicios
- Cotizaciones de compra de productos o servicios
…Y muchos otros más. Puedes firmar documentos de carácter nacional e internacional.
¿Cuánto cuesta la firma electrónica?
Para personas naturales, persona jurídica y profesionales independientes el costo será de B/. 50.00 (pago único).
En cuanto al representante de persona jurídica el costo será de B/. 150.00.
El pago se realiza mediante una boleta de pago 02 en cualquier sucursal del Banco Nacional de Panamá o mediante transferencia bancaria a la siguiente cuenta:
Nombre de Cuenta: REGISTRO PÚBLICO Fondo General
Banco: Banco Nacional de Panamá
Tipo: Cuenta Corriente
Número de Cuenta: 10000054978
Requisitos para obtener una firma electrónica
La Dirección Nacional de Firma Electrónica únicamente emite este certificado a nacionales y extranjeros debidamente inscritos en el Tribunal Electoral.
El certificado electrónico es el medio que garantiza la identidad de la persona y le permite generar una firma electrónica calificada.
Además de lo mencionado, debes cumplir con los requisitos nombrados por la Dirección Nacional de Firma Electrónica resumidos en el siguiente cuadro:
Firma digital vs. firma electrónica
La firma electrónica es un término amplio que puede incluir una variedad de métodos para firmar electrónicamente, mientras que la firma digital es un tipo de firma electrónica más segura y que ofrece mayores garantías en términos de autenticidad y legalidad.
En Panamá, si buscas una firma que tenga la misma validez que una firma manuscrita, lo ideal es utilizar una firma digital con un certificado digital reconocido.
A continuación te enseñamos las principales diferencias:
| Característica | Firma Electrónica | Firma Digital |
| Definición | Cualquier método electrónico para firmar documentos. | Tipo específico de firma electrónica basada en criptografía. |
| Seguridad | Varía según el tipo, puede ser baja. | Alta, gracias a la criptografía y los certificados digitales. |
| Requisitos técnicos | Pocos o ninguno. | Requiere un certificado digital y software especializado. |
| Validez jurídica | Válida, pero depende del contexto y la legislación. | Alta, tiene el mismo peso legal que una firma manuscrita en muchos países. |
| Uso común | Contratos simples, aceptación de términos. | Contratos importantes, transacciones legales y financieras. |
La firma electrónica y la factura electrónica
Han surgido dudas entre los diferentes emprendedores, dueños de negocios y contadores sobre la relación que guarda la firma electrónica con la factura electrónica.
A pesar de que no es un requisito para los contribuyentes que opten por emitir facturas a través del facturador gratuito (SFEP), si lo es para los que deseen adoptar factura electrónica a través de PACs (Proveedores de Autorización Calificados).
La idea de la firma electrónica es que le otorgue la validez jurídica a las facturas electrónicas de cada contribuyente que también podrá emitirlas con Alegra fácilmente.
Las facturas, al igual que cualquier contrato, tienen carácter legal. Pueden ser utilizadas, por ejemplo, para futuras reclamaciones en disputas entre proveedores y clientes. Es por ello su importancia.
No significa que solo con dar clic en esta opción obtendrás la misma. Hacen falta algunos pasos adicionales.
La opción solamente te permite delegar la responsabilidad de ir a retirar esta firma electrónica calificada a una persona de tu confianza.
De esta manera la persona (distinta al representante legal) pueda aproximarse y completar el proceso de retiro en las oficinas de la Dirección Nacional de Firma Electrónica.
No lo dudes más, comienza a utilizar la facturación electrónica con tu cuenta de Alegra. ¡Tendrás grandes ventajas al utilizar nuestro periodo de prueba gratuito de 15 días!
InstagramFacebookTwitter
