El mundo en el que actualmente vivimos nos demuestra cómo es cada vez más necesario digitalizar las firmas contables. No solo con el fin de optimizar el tiempo y automatizar procesos manuales que un contador público realiza diariamente, sino con el fin de brindar un mayor valor a los clientes y responder a las necesidades de los nuevos negocios que nacen en un entorno digital.
Es probable que el motivo por el cual estás leyendo este artículo es porque tienes toda la disposición de digitalizar tu firma contable, y por fortuna estás en el lugar correcto.
Diagnóstico inicial para un proceso de digitalización
El primer paso para digitalizar tu firma contable será hacerte las siguientes preguntas:
- ¿A qué tipo de clientes te diriges o te gustaría dirigirte?
- ¿Qué servicios actualmente ofreces a tus clientes?
- ¿Qué herramientas digitales usas en tu día a día?
- ¿Usas servicios en la nube?
- ¿Tus clientes hoy en día pueden conocer la información de su empresa en tiempo real?
- ¿Dedicas espacios de asesoramiento especializados de sus finanzas de empresa?
- ¿A tu cliente le es fácil utilizar el mismo software contable que tú usas?
Una vez tengas respuesta a estas preguntas, tendrás un pequeño pero útil diagnóstico que te permitirá identificar en qué situación te encuentras y cuál es el plan de acción para empezar tu proceso de digitalización.
Es importante entender la digitalización de una firma contable es progresiva y cambiante, siempre encontrarás maneras de optimizar procesos y hacerlo cada vez mejor, así que no te apures y disfruta cada paso.
Identifica el tipo de cliente al que te diriges
Este punto será muy importante en un proceso de digitalización de tu firma contable, ya que puede que algunos clientes estén más preparados que otros para los cambios que tienes pensado implementar en tu negocio.
Si quieres ser una firma 100% digital, es porque seguramente la mayoría de tus clientes están familiarizados con las herramientas digitales, las usen en su día a día y la transición no será tan difícil.
Sin embargo, si tienes clientes que aún les cuesta adaptarse al mundo digital o que de hecho no tiene relación con ninguna herramienta digital en su día a día, será necesario crear estrategias para este tipo de clientes, con el fin de que se adapten progresivamente a tu nueva forma de trabajar.
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Rediseña tu portafolio de servicios
Seguramente como firma contable ya tengas definidos los servicios que prestas a tus clientes, pero, lo ideal en un proceso de digitalización, es que optimicen los procesos o la ruta que deben seguir tus clientes para poder disfrutar dichos servicios.
La manera de realizar estas optimizaciones será a través del uso de herramientas digitales, herramientas que no solo te permitirán ahorrar tiempo, sino mejorar la experiencia de tus antiguos y nuevos clientes al momento de contratar tus servicios.
Por ejemplo: No es lo mismo que tu cliente deba esperar que finalice cada mes para enviarte facturas físicas en una carpeta o en una Z, a que tu cliente tenga la opción de subir sus facturas cómodamente a una carpeta drive en la nube que tenga compartida contigo, o aún mejor que el mismo sea quien cree sus facturas en el mismo momento en el que esté realizando la venta a través de un software contable en la nube como Alegra, y que tanto tú como él puedan conocer la información de la compañía en tiempo real.
En este punto céntrate en cómo a través de las herramientas digitales pueden impactar positivamente en los procesos que actualmente tienen implementados en tu negocio.
¿Qué herramientas digitales usarás en tu día a día?
Puede que es este proceso de digitalización de tu firma contable, no tengas muy claro cuáles serán las herramientas digitales que se convertirán en tus aliadas, por eso te planteamos algunas de las más importantes e indispensables:
💡 Software contable y de facturación en la nube como Alegra Contador:
Esto implica decirle adiós a tu antiguo software bajo licencia y poco intuitivo para empezar a disfrutar de beneficios como:
- Tener todas las cuentas de tus clientes en un solo lugar
- Generar reportes contables en tiempo real y exportables Excel
- Generar reportes inteligentes, para presentar a tus clientes
- Acceder a la información desde cualquier dispositivo en tiempo real
- Conservar la información de tus clientes siempre segura
💡 Alegra contador
Alegra contador nace como una herramienta de gestión que permite hacer escalable el negocio de los contadores, ya que mejora su productividad, organiza su tiempo, mientras los mantiene actualizados de la normativa de su país. Entre los beneficios que tienes al usar Alegra contador están:
- Tener todas cuentas de las empresas que asesoras y usan Alegra en un solo lugar sin limitaciones
- Olvidarte de los backups, podrás proteger la información de cada uno de los clientes que vincules y tener acceso a su información en tiempo real en cuestión de segundos.
- Tendrás a la mano los indicadores económicos, tributarios y laborales
- Soporte especializado
- Recursos especializados
Entre muchas otras que te invitamos a que tu mismo descubras.
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💡 Google workspace
Google workspace, es un servicio de Google que cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Meet, Drive, Docs, slide, forms, entre otros.
Estas aplicaciones permitirán que todo tu equipo pueda crear, procesar y disponer de información en tiempo real, además de fomentar el trabajo colaborativo.
💡 Slack
Una herramienta para comunicarte con tu equipo de forma efectiva sin importar en qué lugar del país o del mundo están.
Recuerda que no solo se trata de hacer que tu equipo utilice esta herramienta como canal principal de comunicación, sino de aprender e incentivar buenas prácticas de uso.
💡 Asana, trello o monday
Estas herramientas te permiten gestionar el flujo de trabajo (tareas y proyectos), es decir hacer seguimiento de tareas de tu equipo desde su inicio hasta su fin. Además, promueve la transparencia en el desempeño y modo de trabajo de los demás integrantes del equipo.
Plantea los beneficios a tus clientes tradicionales
Cómo comentábamos anteriormente, no todos tus clientes van a estar preparados para tu proceso de digitalización, por ello será necesario, plantearle esa propuesta de valor, esos beneficios que ellos tendrán al realizar esa transición.
Si te has quedado con la mente en blanco ¡no te preocupes! Aquí te planteamos algunos ejemplos, de los beneficios que podría obtener tus clientes:
- Información en tiempo real
- Espacios dedicados para analizar oportunidades para la empresa
- Espacios para formación para tus clientes
- Asesoramiento personalizado
- Seguimiento de procesos
Un proceso de digitalización de una firma contable, implica reemplazar procesos manuales, optimizar tiempo e invertirlo en actividades como asesoramiento estratégico a los clientes.
📌Recomendaciones finales
Recuerda que en un proceso de digitalización siempre será importante tener en cuenta dos cosas:
💡 La gerencia impulsa la transformación digital de las compañías
Nunca olvides que el buen líder, es también quien contagia pasión y promueve los cambios positivos en la empresa. Por eso la función de un gerente al momento de digitalizar una firma contable, será promover e impulsar la transformación digital en la compañía.
La fuerza de la transformación digital siempre deberá nacer de la gerencia, del fundador, del líder.
💡 Cada integrante de tu equipo debe adquirir o fortalecer sus habilidades digitales
En un proceso de transformación digital será importante que cada integrante de tu equipo tenga la misma mentalidad de cambio. Podrán existir personas de tu equipo que tengan habilidades digitales más fortalecidas que otras, por eso la clave será formar a tu equipo según las necesidades de tu empresa.
Esperamos que este artículo te haya gustado y sobre todo te haya motivado a iniciar tu proceso de digitalización de tu firma contable. Si estás decidido pero requieres de un acompañamiento especial en tus primeros pasos recuerda que una vez creas tu cuenta en Alegra contador, dispondrás de asesoramiento especializado de forma gratuita.
