La nómina es uno de los procesos más importantes en cualquier empresa. Pero, ¿te has preguntado qué pasa si te equivocas en un solo cálculo? Un error podría costarte sanciones, reclamos de empleados o problemas fiscales. Por eso, entender el cálculo de nómina es esencial. En este artículo, te explicaremos paso a paso todo lo que necesitas saber para hacer el cálculo correctamente y sin complicaciones. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el cálculo de nómina?
El cálculo de nómina es el proceso mediante el cual una empresa determina el salario de sus empleados, incluyendo ingresos, deducciones e impuestos. Este proceso debe cumplir con la legislación laboral y tributaria vigente en cada país.
En Colombia, el cálculo de nómina está regulado por el Código Sustantivo del Trabajo y otras normativas que establecen cómo deben pagarse los salarios, prestaciones y aportes a la seguridad social.
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¿Por qué es importante el cálculo de nómina?
Llevar correctamente la nómina es fundamental por varias razones:
Conceptos para entender el cálculo de nómina
Antes de aprender cómo calcular la nómina, es clave conocer algunos términos básicos:
Conceptos clave en el cálculo de nómina:
| Concepto | Definición |
| Salario básico | Pago fijo que recibe un trabajador por su labor. |
| Horas extras | Tiempo trabajado adicional a la jornada laboral. |
| Auxilio de transporte | Beneficio para empleados con salario inferior a 2 SMMLV. |
| Seguridad social | Aportes obligatorios a salud, pensión y ARL. |
| Retenciones | Descuentos aplicados al salario por impuestos o préstamos. |
| Cesantías y prima | Prestaciones sociales que recibe el trabajador. |
¿Cómo se hace el cálculo de nómina?
El cálculo de nómina sigue una estructura sencilla:
- Determinar el salario base: si el trabajador tiene un sueldo fijo, este es el punto de partida.
- Calcular las horas extras y recargos: se suman los valores por horas extra, dominicales y nocturnas.
- Incluir bonificaciones y auxilio de transporte: dependiendo de la legislación.
- Aplicar deducciones: descuentos por seguridad social, retenciones e impuestos.
- Calcular las prestaciones sociales: cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones.
- Obtener el salario neto: salario total menos deducciones.
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¿Qué son las deducciones y cuáles son las más comunes en Colombia?
Las deducciones son montos descontados del salario de un trabajador antes de recibir su pago. Algunas de las más comunes en Colombia son:
- Salud (4%): aporte obligatorio a EPS.
- Pensión (4%): aporte a pensión obligatoria.
- Retención en la fuente: depende del nivel salarial del trabajador según la siguiente tabla:
| Ingreso mensual (UVT) | Tarifa de retención |
| 0 – 95 | 0% |
| 95 – 150 | 19% |
| 150 – 360 | 28% |
| 360 – 640 | 33% |
| 640 – 945 | 35% |
| 945 – 2300 | 37% |
| Más de 2300 | 39% |
- Préstamos: descuento por créditos o adelantos salariales.
- Aportes a fondo de solidaridad pensional: aplica para salarios superiores a 4 SMMLV.
¿Qué impuestos se deben descontar de la nómina de un trabajador en Colombia?
El sistema tributario colombiano establece que del salario deben descontarse:
- Retención en la fuente: se aplica según la tabla de la DIAN.
- Aportes parafiscales (a cargo del empleador):
- Caja de compensación familiar (4%)
- SENA (2%)
- ICBF (3%)
- Impuestos locales: en algunos casos, se aplican impuestos municipales.
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Ejemplo práctico de cálculo de nómina
Supongamos que un trabajador en Colombia tiene un salario básico de $2,500,000 y no recibe auxilio de transporte. Sus deducciones serán:
- Salud (4%): $100,000
- Pensión (4%): $100,000
- Retención en la fuente (según la tabla de la DIAN): $50,000
Total deducciones: $250,000
Salario neto a pagar: $2,250,000
Herramientas para hacer el cálculo de nómina
Calcular la nómina manualmente puede ser complicado y propenso a errores. Estas son algunas herramientas que pueden facilitar el proceso:
- Formato de cálculo de nómina en Excel: adecuado para pequeños negocios con pocos empleados.
- Calculadoras salariales online: herramientas web que permiten estimar pagos y retenciones.
- Software de nómina: automatiza todo el proceso, reduciendo errores y asegurando cumplimiento legal.
- Plataformas contables integradas: como Alegra, que permite gestionar la nómina de manera eficiente y con actualizaciones automáticas según la normativa vigente.
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