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La clave del éxito: elige el sistema de contabilidad correcto

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¿Ha llegado el día de pagar los impuestos de tu pyme, pero el área contable se ha retrasado y no tiene los reportes actualizados? ¡Es el momento de adquirir un software contable! Sin embargo, existe una gran variedad de tipos de sistemas de contabilidad y puede ser difícil decidir cuál es el mejor para tus necesidades.

Aquí te contaremos lo que necesitas saber para tomar una decisión informada. Sigue leyendo.

¿Qué es un sistema de contabilidad?

Un sistema contable es un programa que permite simplificar y sistematizar la gestión financiera de un empresario o contador, implementando algoritmos, aplicaciones, fórmulas y comandos.

En otras palabras, es un aliado que busca automatizar todas las tareas técnicas dentro del área contable. Este se encarga de reunir la información financiera de una empresa para poder entender el estado económico actual de la misma.

¿Cómo está compuesto un sistema contable?

Todo sistema contable está constituido por dos aspectos básicos para facilitar al máximo la recopilación de datos. Estos son:

  1. Gestión financiera: registro de las actividades y acciones diarias de la empresa.
  2. Organización de la información: administración y clasificación de todos los movimientos contables como entradas de dinero, mercancías o materias primas.

Estos elementos son cruciales para obtener una visión clara y detallada del estado financiero de la compañía, permitiendo:

  • Evaluar la responsabilidad fiscal de la empresa.
  • Identificar cuentas por cobrar de clientes con riesgo de impago.
  • Reconocer anticipos sobre productos pendientes de pago.

¿Para qué sirve un sistema contable?

Un sistema contable es esencial para el registro y análisis de transacciones financieras, cumplimiento normativo, control de gestión y planificación presupuestaria en una empresa, facilitando la toma de decisiones estratégicas y la gestión eficiente.

Entre sus funciones están:

  • Apegarse a los lineamientos de la autoridad fiscal: logrando acelerar procesos y sacar mayor provecho al sistema, cumpliendo los lineamientos y directrices legales de tu país. 
  • Simplificar: ya que centraliza y automatiza la información de una manera fácil de interpretar y manejar.
  • Automatizar procesos contables rápidos y en tiempo real: te permite emitir y recepcionar facturas las 24 horas del día, los 7 días a la semana.
  • Organizar: te ayuda a establecer límites, prever necesidades futuras, dar seguimiento a ingresos y gastos, así como también organizar óptimamente los departamentos, proyectos y centros de costos.
  • Actualizar constantemente: te brinda información al día sobre los impuestos, gravámenes, categorías, regímenes fiscales y más.

¿Te parece genial? Y eso que aún no conoces las funciones contables que Alegra tiene para ti. Échale un ojo a este video. 👇

🚀 Ten en cuenta que Alegra está presente en Argentina, Chile, Colombia, Costa Rica, España, Estados Unidos, México, Panamá, Perú y República Dominicana.

¿Cuál es la importancia de un sistema contable?

Al iniciar tu empresa, crees que teniendo un registro tradicional de tus finanzas es suficiente pero, poco a poco, te das cuenta todo el tiempo que se invierte en la contabilidad, lo cual se traduce en mayor gasto de dinero. De ahí la importancia de contar con un sistema contable.

Este programa te permitirá realizar todas las tareas financieras de tu negocio con mayor precisión y en menor tiempo. Además, cuando hablamos de un software contable en la nube, los beneficios aumentan, ya que te brindará mayor accesibilidad, flexibilidad y eficiencia en tu gestión.

Aquí te compartimos algunas diferencias entre ambos sistemas:

Características

Software contable 💻

Software contable en la nube ☁️

Acceso y ubicación

Debe ser instalado en un equipo.

Acceso remoto desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Actualizaciones

Manual, requiere instalación de actualizaciones.

Automáticas, sin intervención del usuario.

Colaboración

Limitada, generalmente en un solo dispositivo o red local.

Facilita la colaboración en tiempo real, permitiendo a varios usuarios trabajar simultáneamente.

Costos de implementación

Pueden ser más elevados debido a hardware y licencias.

Menores costos iniciales, no requiere inversión en hardware y las actualizaciones son gestionadas por el proveedor.

Seguridad

Puede ser hackeada con facilidad y corre el riesgo de perder la información si la computadora falla.

Generalmente cuenta con altos estándares de seguridad en la nube, con copias de seguridad automáticas.

Mantenimiento

Necesita mantenimiento local, actualizaciones y respaldos manuales.

Requiere mínimo mantenimiento por parte del usuario, ya que las actualizaciones y respaldos son gestionados por el proveedor.

Analítica avanzada

Las funciones analíticas pueden ser limitadas al tipo de programa que se instale.

Ofrece herramientas analíticas avanzadas y reportes en tiempo real.

Ecosistema integrado

Depende de la integración con otros sistemas locales.

Suelen integrarse fácilmente con otros servicios en la nube y herramientas empresariales.

Backups y recuperación

Depende de la gestión local de copias de seguridad.

Automatización de backups y recuperación de datos gestionada por el proveedor en la nube.

¿Qué es la contabilidad?

Es el proceso de registrar, analizar y reportar transacciones financieras, proporcionando información crucial para la toma de decisiones económicas y el cumplimiento de obligaciones fiscales.

¿Para qué sirve la contabilidad?

Esta funciona como una herramienta fundamental para la gestión exitosa de una compañía. Cumple dos objetivos principales:

  • Brindar una imagen fiel del estado del negocio: ofreciendo información valiosa tanto a nivel interno como externo, siendo de interés para socios, bancos acreedores, inversores, entre otros. Los estados contables reflejan de manera objetiva la situación financiera de la empresa.
  • Servir como base para calcular impuestos: ya que ayuda a determinar los tributos que corresponden. Los estados contables son la referencia clave para evaluar la salud financiera real de la empresa, asegurando una presentación precisa de las actividades económicas.

¿A quiénes va dirigida la contabilidad?

Va dirigida a una amplia gama de agentes, aunque no todos la utilizan con la misma finalidad ni con el mismo nivel de importancia. Aquí te compartimos algunos de ellos:

  1. Compañía, los empresarios y su equipo, puesto que la información contable respalda la toma de decisiones y proporciona perspectivas sobre datos futuros.
  2. El Estado y los organismos públicos, pues se basan en los resultados contables al calcular algunos de los impuestos que la empresa debe abonar. 
  3. Socios, colaboradores, proveedores, clientes o acreedores de la empresa, con el fin de evaluar la solvencia y equilibrio financiero del negocio.

¿Cuál es la importancia de la contabilidad en las empresas?

La importancia de esta disciplina radica en que, sin ella, no habría un registro de los movimientos financieros ni tampoco una planificación estratégica, dos pilares esenciales que buscan los inversionistas al momento de querer asociarse.

En resumen, esta te brinda información vital para la toma de decisiones, la transparencia financiera y el éxito general de la compañía.

Contabilidad financiera

Esta rama de la contabilidad se encarga de registrar, resumir e informar las numerosas transacciones de las operaciones comerciales en un periodo específico. De esta manera, se crean los estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, que detallan el rendimiento operativo de la empresa.

Características de la contabilidad financiera

Los aspectos más destacados son:

  • Se centra en operaciones monetarias: exclusivamente en transacciones vinculadas con lo económico, es decir, con el dinero.
  • Lleva un registro histórico: de las operaciones pasadas de las empresas. Por ejemplo, los estados financieros.
  • Está sujeta a las normas contables: asegurando la consistencia y la transparencia en los informes económicos.
  • Debe generar reportes: pueden ser mensuales, bimestrales o anuales.

Finalidad y objetivos de la contabilidad financiera

La finalidad de la contabilidad financiera es brindar información clara y confiable sobre el estado económico de una empresa. Además:

  • Establece planes de acción para mejorar la actividad económica, gracias a informes contables.
  • Logra un equilibrio financiero en cada área contable.
  • Proporciona datos de calidad y actualizados para tomar las mejores decisiones.

Tipos de sistemas contables

Existen distintos tipos de sistemas contables, a continuación te compartimos los más conocidos.

¿Cuáles son los sistemas contables que existen?

Sabemos que puede ser confuso hallar el sistema contable indicado para ti. Por ello, te explicaremos a detalle qué características tiene cada uno 👇.

Sistema de facturación

Un sistema de facturación te permite generar documentos de compra para tus clientes. Esto se puede hacer mediante dos opciones: la nube o con instalación directa en el computador.

Además, dependiendo del software que utilices, podrás generar cotizaciones y emitir facturas electrónicas, las cuales son una obligación exigida por el ente fiscal de tu país. 

Usualmente, algunos sistemas de facturación también te ofrecen la posibilidad de poder controlar tu inventario y generar tus facturas según la disponibilidad que registra tu stock.

Adicional a esto, podemos encontrar sistemas de facturación que incluyen la función POS o punto de venta. ¿No lo sabías? 😱. Aquí podrás aprender todo lo que debes saber sobre un sistema POS.

Recapitulando, estas son las opciones más comunes en sistemas de facturación:

  • Sistema de facturación.
  • Sistema de facturación + Facturación electrónica.
  • Sistema de facturación + Inventarios.
  • Sistema de facturación + POS.
  • Sistema de facturación con todas estas funcionalidades.

Sistema contable

A diferencia de los sistemas de facturación, un software o sistema contable es aquel que te permite llevar la contabilidad de tu negocio, te ayuda a gestionar tus libros contables, estados financieros y te ofrece reportes en tiempo real para conocer tu salud financiera. 

Este también se puede encontrar de forma tradicional (por instalación) o en la nube

Sistemas de información contable 

Los sistemas de información contable o SIC son programas informáticos que, a través de procedimientos y técnicas, ordenan, clasifican y registran las operaciones económicas. Ayudan a aumentar la productividad operacional y ofrecen información útil, precisa y rápida sobre la compañía u organización. De esta forma, facilita la toma de decisiones, basada en datos suministrados por distintas ramas contables aplicadas en la empresa.

ERP (Enterprise Resource Planning)

Un ERP o sistema de planificación de recursos empresariales es un software que le permite a tu negocio centralizar toda su información en un mismo lugar, como:

  • Procesos de producción.
  • Distribución.
  • Contabilidad.
  • Recursos humanos.

Y por si te lo preguntabas, sí, estos también pueden operar en la nube o mediante instalación directa en computadoras. 

Sistema para la gestión de nómina

Si quieres un sistema que te ayude a liquidar la nómina,  calcular sus ingresos y deducciones, cesantías y pagarle a tus empleados de forma automática y sin errores, entonces un software de gestión de nómina es ideal para ti.

Es importante mencionar la obligación que tienes como empleador de presentar nómina electrónica, un concepto muy diferente a liquidar la nómina de tus empleados. Pero no te preocupes, aquí te contamos la diferencia entre liquidar la nómina y presentar la nómina electrónica.

Si necesitas más ayuda, te compartimos el paso a paso para emitir tu nómina electrónica 😎👇.

Excel u hojas de cálculo

A pesar de que no es un software netamente del tipo contable, decidimos incluirlo dentro de este artículo debido a que muchas empresas aún lo usan.

A través de un Excel o las hojas de cálculo de Google es posible llevar un registro de la contabilidad de una empresa e incluso generar facturas de venta. Sin embargo, cabe destacar que, con un software contable en la nube, podrás resolver tus tareas mucho más rápido y lograrás un mayor eficiencia en el trabajo.

🤓¿Quieres saber cómo automatizar tus procesos contables? Descubre todas las funciones que Alegra tiene para ti como contador.

Proveedores de sistemas contables

Ahora que conoces mucho más sobre los sistemas contables, es importante que sepas que en el mercado existen muchas opciones con más o menos herramientas, dependiendo de sus costos. Sin embargo, son pocos los que ofrecen una solución integral que cubra todas las necesidades que tenga tu empresa.

A continuación te compartiremos una gran alternativa para administrar y controlar tu negocio cuándo quieras y dónde quieras 👇.

¿Qué ofrece Alegra como sistema contable?

Alegra es un sistema de contabilidad y facturación en la nube que brinda lo mejor de cada sistema contable. Con nosotros puedes integrar todas las áreas de tu negocio:

  • Ventas.
  • Contabilidad.
  • Facturación electrónica.
  • Contactos.
  • Bancos.
  • Almacenes.
  • Nómina electrónica.

😱 Incluso, con Alegra puedes obtener reportes automáticos e inteligentes con el detalle de toda tu información.

Ahora que sabes cómo lograr que tu empresa llegue al éxito con un sistema contable, es momento de que lo pruebes. Te invitamos a crear una cuenta y disfrutar 15 días gratis. ¡Hazlo y nos dices qué te parece!

Luis Maraví

Luis Maraví

Comunicador y periodista que ama la contabilidad, los retos y las películas de superhéroes. Lo que más valoro es una buena conversación sobre negocios y emprendimiento.

Luis Maraví

Luis Maraví

Comunicador y periodista que ama la contabilidad, los retos y las películas de superhéroes. Lo que más valoro es una buena conversación sobre negocios y emprendimiento.

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Eduardo Epieyu Bouriyu
Eduardo Epieyu Bouriyu
1 año hace

Interesante

21, Nov 2023 12 min de lectura

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