Sustituir una factura cancelada es el proceso de emitir una nueva factura o reemplazar una factura previamente emitida ya sea por error, cambios en los datos o ajustes en los servicios o productos entregados. Este procedimiento asegura que la información fiscal y contable de la empresa esté actualizada y refleje correctamente las transacciones realizadas, evitando problemas con el SAT.
¿Cuándo se debe cancelar una factura?
La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es necesaria cuando:
👉 Hay errores en la factura, como datos incorrectos del emisor, receptor, cantidad, impuestos o servicios facturados. Al igual que si no son correctas las claves del producto o servicio y la unidad de medida.
👉 Hay cambios en las condiciones de venta, como devoluciones o descuentos que no se contemplaron inicialmente, cancelación de servicios o devolución de productos y cambios en las fechas o términos de pago.
Recuerda que al emitir una factura, podrás elegir dos métodos de pago:
- Pago en Parcialidades o Diferido (PPD) → Dos o más pagos.
- Pago fuera del mes en el que hiciste la factura → PPD + Forma de pago 99 (por definir).
🚀#TipAlegra: cuando te paguen, tendrás que hacer el complemento de pago respectivo, incluso si adelantan el pago dentro del mismo mes.
- Un solo pago → Pago en Una sola Exhibición (PUE).
- Pago prometido antes de que acabe el mes → PUE + Forma de pago correspondiente.
¡Aguas! Si ese pago prometido no llega, tendrás que cancelar y sustituir la factura.
👉 Por requerimientos del receptor que solicita la cancelación del CFDI para corregir datos que afecten su contabilidad o deducciones fiscales.
👉 Operaciones no realizadas, en estos casos, es necesario cancelar el CFDI emitido para evitar sanciones entre lo reportado y la realidad financiera.
¿Qué motivos son válidos para cancelar una factura en México?
- Comprobante emitido con errores con relación (Clave 01): cuando la factura contiene errores en datos como la clave del producto, valor unitario, descuentos o impuestos, y requiere ser sustituida por un nuevo CFDI. Al cancelar, se debe vincular el folio fiscal del nuevo comprobante que corrige el error.
- Comprobante emitido con errores sin relación (Clave 02): se utiliza cuando el CFDI tiene errores (por ejemplo, un RFC incorrecto o un monto mal capturado) pero no necesita relacionarse con otro comprobante. Tras la cancelación, se puede emitir una nueva factura si la operación sigue siendo válida.
- No se llevó a cabo la operación (Clave 03): aplica si la transacción facturada no se concretó, como una venta cancelada o un servicio no prestado. La cancelación elimina el comprobante sin necesidad de emitir uno nuevo.
- Operación nominativa relacionada en una factura global (Clave 04): curre cuando una operación incluida en una factura global (emitida por ventas al público en general) debe desglosarse en una factura nominativa a solicitud del cliente.
Estos motivos están fundamentados en el Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación y las reglas de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
¡Ponte trucha! 😎Recuerda cuáles son conceptos básicos para entender el SAT y así tener todo listo al generar tu factura con su respectivo método de pago PPD o PUE.
¿Qué errores comunes llevan a la cancelación de facturas electrónicas?
- Datos fiscales incorrectos como RFC, nombre o régimen fiscal.
- Errores en montos o impuestos, cálculos equivocados en el subtotal, IVA o retenciones que no coinciden con la operación real.
- Clave de producto o servicio defectuoso, como código del catálogo del SAT que no corresponda al bien o servicio facturado.
- Omisión de información obligatoria, como el uso del CFDI o el código postal, exigidos en la versión 4.0.
- Facturación duplicada, dos facturas para la misma operación por error, lo que genera inconsistencias contables.
¿Cómo sustituir una factura cancelada en el SAT?
La sustitución de una factura electrónica es un proceso necesario cuando se detecta un error en el CFDI emitido o requieres hacer un ajuste de datos.
Aquí te dejamos una serie de pasos para sustituir una factura en el SAT 👇
1. Identifica el estado del CFDI a sustituir
Antes de comenzar, verifica el estatus que tiene tu CFDI, este puede ser:
- No cancelable: si tiene documentos relacionados vigentes, los deberás de cancelar primero para cambiar el estado de la factura.
- Cancelable: si no tiene documentos relacionados o estos ya fueron gestionados.
2. Crea un nuevo CFDI con los datos correctos
Genera un nuevo comprobante fiscal con la información corregida, recuerda verificar esos datos.
3. Cancela el CFDI original
¡Ahora sí! Es momento de cancelar la factura anterior, para esto:
- Ingresa al portal del SAT y da clic en «Consultar sitio».
- Da clic en “Factura electrónica”, después en «Servicios de factura» y posteriormente en «Servicio de cancelación». El sistema te pedirá ingresar con tu e.firma, contraseña y RFC.
El resto del proceso es como el de cualquier otra generación de CFDI.
¡Todo listo! Ya has cancelado esa factura. Ahora recuerda que si el receptor no acepta o niega la cancelación en un plazo de 72 horas, la factura se cancelará automáticamente.
¿Cómo recuperar una factura cancelada por error?
Si cancelaste un CFDI por equivocación, no es posible “reactivarlo”, pero sí puedes emitir un nuevo comprobante para restablecer la operación.
¿Qué sanciones existen por cancelar una factura fuera de plazo?
Recuerda que en el Código Fiscal de la Federación se especifica que cancelar y sustituir una factura solo puede hacerse el ejercicio fiscal en que se emitieron. Si lo haces fuera de ese plazo, las sanciones serán 👇.
- Multa económica: del 5% al 10% del monto de cada CFDI cancelado fuera de plazo. Por ejemplo, si una factura de $10,000 se cancela tarde, la sanción podría oscilar entre $500 y $1,000.
- Implicaciones fiscales adicionales: si la cancelación tardía afecta la contabilidad o las declaraciones presentadas, el contribuyente podría enfrentar revisión del SAT, ajustes en impuestos y, en casos extremos, auditorías.
Para evitar estas sanciones, es fundamental realizar la cancelación dentro del ejercicio fiscal correspondiente o, a más tardar, en el mes de la declaración anual.
¿Cómo emitir un nuevo CFDI tras cancelar uno anterior?
Emitir un nuevo CFDI tras una cancelación requiere seguir un procedimiento claro cuando se usa la clave 01 o en casos donde la operación persiste.
- Cancela el CFDI original: selecciona el motivo de cancelación y espera la aceptación del receptor.
- Prepara el nuevo CFDI: Captura los datos correctos de la operación . Si es una sustitución (clave 01), incluye el nodo “CFDI Relacionados” con el tipo de relación 04 (Sustitución de CFDI previas) y el folio fiscal del comprobante cancelado.
- Timbra el nuevo comprobante: valida y timbra el CFDI a través de tu sistema de facturación o el SAT.
- Notifica al receptor: envía el nuevo CFDI al cliente para que lo registre correctamente en su contabilidad.
Este proceso asegura que la operación quede debidamente documentada y evita inconsistencias fiscales. Si la cancelación no requiere sustitución (como con clave 03), no es obligatorio emitir un nuevo compromiso.
¿Qué pasa si necesito sustituir muchas facturas?
En este caso, te recomendamos utilizar un sistema de facturación como Alegra, que te ayuda a sustituir factura cancelada y no solo eso, con este software de facturación y contabilidad, podrás emitir tus CFDI´s de forma fácil, rápida y cumpliendo con las normas del SAT.
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