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Automatización de procesos en las empresas: ¿qué es y cómo funciona?

Automatización de procesos

¿Sabías que los equipos de trabajo destinan aproximadamente 20% de su tiempo a tareas que podrían ser automatizadas? Sí, así es, y estos procesos van desde la recolección de datos hasta el análisis de los mismos. 🤔

Al hablar de automatización de procesos seguro que lo primero que imaginas es a un robot ejecutando una tarea y rodeado de muchas máquinas. Sin embargo, a diario usas algún sistema de automatización sin darte cuenta. O al repasar la historia, encontrarás una herramienta como  la calculadora, que resolvió la tediosa tarea de sacar cuentas a mano.

Siguiendo esta línea, es válido preguntarse: “¿para qué sigues usando Excel, cuando existen herramientas más completas que ayudan a automatizar la información de un negocio?”. Quizás necesitas saber más sobre la automatización de procesos y de sus beneficios. ¡Sigue leyendo! 

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se refiere a la aplicación de tecnología y software para realizar actividades de manera automática, sin intervención humana directa. Consiste en el uso de sistemas y herramientas para agilizar, reducir errores y mejorar la eficiencia en diversas áreas y tareas.

En términos generales, la automatización de procesos busca eliminar las tareas manuales repetitivas y propensas a desaciertos y logra que se realicen de forma automática, a través de sistemas informáticos. Esto incluye actividades como:

  • Recolección y procesamiento de datos.
  • Envío de notificaciones y alertas.
  • Generación de informes.
  • Gestión de inventarios.

Importancia de la automatización de procesos

La automatización de procesos en las empresas impulsa la eficiencia y la estandarización de las operaciones y a su vez brinda numerosos beneficios. Entre ellos se encuentran:

  • Mayor productividad.
  • Reducción de costos
  • Aumento de los ingresos
  • Mejora en el servicio al cliente.

En la actualidad, los sistemas automatizados juegan un papel crucial para atraer nuevos clientes. Además, en un mercado altamente competitivo, se considera un factor determinante para lograr que las organizaciones sean más rentables y eficientes.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización?

Te contamos las ventajas más significativas de la automatización de procesos:

Mejora el rendimiento de la empresa

La gestión del tiempo es un punto clave para la productividad y crecimiento organizado de un negocio. Un estudio de McKinsey Global Institute reflejó que más del 60% del trabajo de recopilación y procesamiento de datos, importante para las tareas administrativas, se puede automatizar. No obstante, en compañías de todo el mundo, solo 4 de cada 10 procesos están automatizados, evidenciando los bajos niveles de automatización. 

Los líderes empresariales pasan unas 16 horas a la semana haciendo tareas manuales, como actualizando su correo, trabajando en hojas de cálculo, llenando formularios, y no están aprovechando las herramientas tecnológicas que existen en la actualidad para acelerar estos procesos.

Reduce equivocaciones

Los errores en la gestión de un negocio suelen implicar costos. Por ello, al implementar la automatización se logran disminuir y se agilizan actividades administrativas como procedimientos de pagos, ventas y facturación. Además, se tiene un mejor control sobre los procesos de la empresa, ya que la automatización permite conocer tanto el estado general de un sistema como el estado de una tarea en específico.

El control de las tareas humanas por medio de la automatización generalmente ocurre con las tareas repetitivas, lo cual ahorra tiempo y además ayuda a mitigar el desgaste mental que implica para una persona el ejecutar la misma tarea operativa por horas.

Ayuda a enfocarse en el crecimiento

Las empresas altamente automatizadas tienen 6 veces más probabilidades de experimentar un crecimiento en sus ingresos de 15%, según McKinsey Global Institute. También el 94% de gerentes de empresas cree que la automatización aumenta la demanda de habilidades blandas como la creatividad, resolución de problemas y comunicación. ¡Herramientas que sin duda te hacen crecer!

Disminuye costos

Al automatizar procesos como los administrativos, que implica control de cuentas, facturación, ventas, inventario, estás ahorrando tiempo y recursos que se traduce en disminución de costos operativos, y que podrás invertir, por ejemplo, en acciones de marketing para crecer el negocio.

🚀 Alegra Tip: si estás en busca de un sistema contable y de facturación electrónica es importante que incluya estos requisitos:

  • Creación de facturas de venta recurrentes para generar facturas a clientes frecuentes programando un día y período de repetición.
  • Integración con Zapier para automatizar la actualización masiva de contactos desde Google Sheets, recordatorios de vencimiento de facturas desde Google Calendar, envío de correos electrónicos automáticos desde Gmail con Alegra, entre otras tareas.
  • Recordatorio para cobro de cartera con notificaciones automáticas de vencimiento de factura que pueden configurarse para envío antes de que sus facturas se hayan vencido, el día de su vencimiento, o cuando ya estén vencidas.
  • Reporte de estado de cuenta de clientes con enlace directo para pagos de facturas a través de pasarela virtual con opciones de pago con tarjeta de crédito o débito; y muchas más funciones.

¿Cuáles son los procesos que se pueden automatizar?

Existen muchos procesos que se pueden automatizar en una amplia gama de industrias y sectores. Te dejamos algunos ejemplos de procesos que se pueden automatizar:

  • Procesamiento de datos: la automatización puede utilizarse para recopilar, clasificar, organizar y analizar grandes cantidades de datos. Esto puede incluir la extracción de datos de fuentes múltiples, la limpieza y transformación de datos, así como la generación de informes y análisis automatizados.
  • Gestión de inventario: los sistemas de automatización pueden supervisar y controlar el inventario en tiempo real. Pueden generar órdenes de compra automáticamente cuando los niveles de existencias alcanzan un umbral mínimo o incluso predecir la demanda futura basada en análisis de datos y tendencias.
  • Atención al cliente: los chatbots y los sistemas de respuesta automatizada pueden proporcionar respuestas instantáneas a consultas y problemas comunes de los clientes. Pueden brindar asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y también pueden derivar a los clientes a un representante humano cuando se requiere intervención humana.
  • Procesamiento de pagos: los sistemas de automatización pueden encargarse de procesar pagos, generar facturas y enviar recordatorios de pagos. Pueden integrarse con pasarelas de pago y sistemas bancarios para realizar transacciones de manera segura y eficiente.
  • Procesos de fabricación: en la industria manufacturera, muchos procesos pueden automatizarse, como el ensamblaje de productos, el control de calidad, la recolección y empaquetado de productos, y el monitoreo de la cadena de suministro. Los robots y los sistemas de control automatizados desempeñan un papel clave en estos procesos.
  • Procesos de recursos humanos: la automatización puede utilizarse para agilizar los procesos de contratación, como la revisión de currículums, la programación de entrevistas y el seguimiento del estado de los candidatos. También puede facilitar la gestión del tiempo y asistencia, la administración de nóminas y la generación de informes de recursos humanos.
  • Procesos de marketing: los sistemas de automatización de marketing pueden ayudar a gestionar y automatizar campañas de marketing, como el envío de correos electrónicos, el seguimiento de clientes potenciales, la segmentación de audiencias y la medición del rendimiento de las campañas.

¡Estos son solo algunos ejemplos de los numerosos procesos que se pueden automatizar! Sin duda esto llevará a tu empresa al éxito, ya que puede brindar eficiencia, precisión y ahorro de tiempo en diversas áreas de negocio, permitiendo a las organizaciones enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor. 🚀

¿Cómo hacer una automatización de procesos?

La automatización de procesos implica utilizar herramientas o tecnologías para realizar tareas o actividades de forma automatizada, sin intervención humana o con una intervención mínima. A continuación, te traemos una guía básica sobre cómo llevar a cabo la automatización de procesos:

  1. Identifica los procesos a automatizar: analiza tus procesos actuales y determina cuáles son repetitivos, manuales o consumen mucho tiempo. Estos son los procesos ideales para automatizar.
  2. Establece objetivos claros: define los objetivos que deseas lograr con la automatización, como mejorar la eficiencia, reducir los errores o aumentar la productividad.
  3. Selecciona una herramienta de automatización: existen muchas herramientas disponibles para la automatización de procesos, desde software contables que automatizan todos los procesos financieros e inventarios de tu empresa hasta soluciones de automatización robótica de procesos (RPA). Investiga y elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades.
  4. Mapea el proceso: analiza en detalle el proceso que deseas automatizar. Documenta cada paso, entrada, salida y reglas de negocio asociadas.
  5. Diseña el flujo de trabajo automatizado: utiliza la herramienta seleccionada para crear un flujo de trabajo automatizado. Define las acciones que se deben realizar, las reglas de decisión y las condiciones que deben cumplirse.
  6. Configura la automatización: configura la herramienta según el diseño del flujo de trabajo. Esto implica establecer las reglas, integraciones con otros sistemas y datos de entrada.
  7. Prueba y ajusta: realiza pruebas exhaustivas para asegurarte de que la automatización funcione como se esperaba. Realiza ajustes si es necesario para mejorar el rendimiento.
  8. Implementa y monitorea: implementa la automatización en producción y monitorea su desempeño. Realiza un seguimiento regular para identificar cualquier problema o área de mejora.
  9. Evalúa y optimiza: evalúa regularmente la efectividad de la automatización y busca oportunidades para optimizarla. Esto puede implicar realizar mejoras en el flujo de trabajo o buscar nuevas tecnologías.

¿Dónde se aplica la automatización de procesos?

La automatización de procesos se puede aplicar en una amplia variedad de industrias como hemos visto. Algunos ejemplos de áreas en las que se puede aplicar la automatización de procesos incluyen:

Administración y operaciones: automatización de tareas administrativas, como procesamiento de facturas, gestión de documentos, seguimiento de inventario, programación de citas y gestión de flujos de trabajo.

Recursos humanos: automatización de procesos de contratación, gestión de nóminas, gestión de permisos y ausencias, seguimiento del rendimiento de los empleados y procesamiento de reclamaciones de seguros de empleados.

Servicio al cliente: automatización de respuestas a consultas frecuentes, generación de boletos de soporte, seguimiento de problemas, enrutamiento de llamadas y chatbots para asistencia en línea.

Marketing y ventas: automatización del marketing por correo electrónico, seguimiento y nutrición de leads, programación de publicaciones en redes sociales, análisis de datos y seguimiento del rendimiento de campañas.

Finanzas y contabilidad: automatización de tareas contables, conciliación de cuentas, generación de informes financieros, procesamiento de pagos y cálculos de impuestos. ¡Lleva tu empresa al siguiente nivel con el poder de la contabilidad inteligente!

Manufactura y producción: automatización de líneas de ensamblaje, control de calidad, monitoreo de maquinaria, programación de producción y gestión de inventario.

Logística y cadena de suministro: automatización de seguimiento de envíos, gestión de inventario, planificación de rutas, gestión de almacenes y optimización de la cadena de suministro.

👉 Estos son solo algunos ejemplos, pero la automatización de procesos puede aplicarse en prácticamente cualquier industria  donde existan procesos repetitivos y estructurados que puedan ser automatizados para mejorar la eficiencia y la productividad.

Ahora que conoces los beneficios de la tecnología y la automatización de los procesos, ya no hay excusas para dejar esto en un segundo plano. Aumentar la productividad con el uso de herramientas tecnológicas está al alcance de cualquier emprendedor, solo hay que perder el miedo a la tecnología y empezar a considerarla como un aliado en el crecimiento de tu negocio.

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23, May 2023 11 min de lectura

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