¿Te has preguntado cómo sería tener todos los datos de tu empresa en un solo lugar, verlos en tiempo real, organizarlos, emitir facturas o crear reportes desde ahí? Eso es la contabilidad en la nube, una sistema para manejar las finanzas y procesos contables en tu empresa, con la adopción de nuevas tecnologías.
Pero… ¿en realidad es segura la contabilidad en la nube?, ¿será el futuro del almacenamiento contable? Aquí despejamos todas tus dudas acerca del sistema contable en la nube, ventajas, retos y diferencias con sistemas tradicionales. ¡Vamos!
¿Qué es la contabilidad en la nube?
La contabilidad en la nube es un sistema de contabilidad que permite almacenar, procesar y acceder a los datos financieros a través de Internet. En lugar de instalar software en servidores o computadoras locales, toda la información se guarda en servidores remotos, conocidos como “la nube”.
Es decir que un sistema contable en la nube te permitirá almacenar todos tus datos financieros en un solo lugar y acceder a ellos de forma segura y remota, solo necesitas una red de Internet para poder hacerlo.
Las ventajas que tiene la contabilidad en la nube son la colaboración en tiempo real, protección de los datos y accesibilidad.
Por ejemplo, si de pronto sales a un congreso y te llaman porque una factura no se ha emitido, puedes crearla en ese momento, solo necesitarás conexión a internet, tu equipo tecnológico y software contable.
¿Es recomendable tener contabilidad en la nube?
La respuesta simple es: sí. La contabilidad en la nube ofrece innovación, programas de protección de datos en ciberseguridad, optimización, velocidad, ahorro de tiempo y colaboración entre equipos al poder hacer todo desde cualquier lugar.
Esto quiere decir que con un software en la nube es posible tener un estilo de vida más flexible, puesto que puedes estar tranquilo acerca de las finanzas, incluso cuando no estás físicamente en la empresa o negocio.
Beneficios de llevar la contabilidad a través de un software en la nube
¿Cuáles son las ventajas de la contabilidad en la nube? Dos palabras claves: simplificación y rendimiento.
Con un buen programa de contabilidad en la nube 👇.
| Automatizas procesos | Generando facturas o reportes con la información actualizada y detallada |
| Colaboras con equipos | Desde una sola aplicación para acceder a la información contable |
| Actualizas tus datos facilmente | Toda tu información se sincroniza en tiempo real |
| Analizas tu información | Comprendes la situación financiera del negocio para crear estrategias contables |
| Evitas problemas de contabilidad | Como emitir facturas fuera de fecha o que no se encuentren vigentes conforme a la ley |
| Accedes rápidamente a la información | Revisa fácilmente el balance general, impuestos y retenciones, así como libros contables en la nube |
🚀#AlegraTip: te recomendamos usar un sistema contable que te permita tener tu información en tiempo real en la nube y que se adapte a las necesidades de tu empresa.
¿Cómo se trabaja la información en la nube?
Trabajar la información en la nube significa que todos los datos se almacenan y gestionan en servidores externos, a los cuales se accede a través de internet.
Esto implica que ya no necesitas tener programas instalados en tu computadora ni preocuparte por hacer respaldos manuales de la información, ya que todo se guarda automáticamente y está disponible desde cualquier lugar.
Por ejemplo, con un sistema contable en la nube, puedes registrar una factura o controlar tus ingresos y gastos, directamente a un servidor seguro. Este servidor es manejado por una empresa que se encarga de proteger tus datos con medidas avanzadas de seguridad, como el cifrado.
Así, incluso si algo le pasa a tu computadora o dispositivo, la información sigue intacta y puedes recuperarla con solo iniciar sesión desde otro equipo.
Además, un sistema de contabilidad en la nube permite que varias personas, como el contador y el dueño de la empresa, puedan acceder y actualizar los datos al mismo tiempo, eliminando la necesidad de enviar documentos o versiones del archivo por correo, teniendo la información más actualizada en tiempo real.
¡La contabilidad en la nube incluye reportes inteligentes! Aprende a realizarlos fácilmente en esta masterclass completamente gratuita.
¿Por qué vale la pena llevar la contabilidad en la nube?
Si aún te preguntas por qué trabajar con un software de contabilidad online, te diremos que en términos generales es hacia donde apunta el mercado. El uso de un software de contabilidad te permite tener tu información segura y bajo los estándares nacionales e internacionales, es decir, conforme a las leyes.
Se trata de sistemas que se actualizan constantemente, según los requerimientos de los usuarios o las empresas y de acuerdo a las normativas vigentes.
Imagina que tienes una empresa con varias sucursales que venden juguetes y te enfrentas a los desafíos de un sistema contable tradicional, donde las hojas de cálculo en Excel ya no son tan funcionales para tener listos tus balances, ingresos, egresos y además inventarios.
Para eso es la contabilidad en la nube 👇.
- La información de todas las sucursales quedará registrada en un solo lugar.
- Se crearán reportes inteligentes arrojando los datos que necesitas.
- Agiliza la gestión contable.
- Aporta a la toma de decisiones con información actualizada.
¿Cuáles son los software de contabilidad?
¡Ponte trucha! 😎 Primero, los software de contabilidad o sistema contable en la nube, son programas informáticos diseñados para ayudar a empresas y profesionales a gestionar y automatizar sus procesos financieros y contables.
Estos programas permiten llevar el registro de ingresos, gastos, facturación, nóminas, impuestos, entre otros aspectos clave de la administración contable de una organización.
Sistemas tradicionales vs. sistemas en la nube
¡Pon atención! Los sistemas tradicionales son aquellos programas instalados en servidores físicos, es decir, comúnmente en computadoras. Estos sistemas son de uso único en cada servidor, lo que complica la ejecución de tareas.
Aquí te explicamos las diferencias entre los sistemas de contabilidad en la nube y los sistemas tradicionales.
| Sistemas en la nube | Sistemas tradicionales | |
| Accesibilidad | Desde cualquier dispositivo con internet | Solo desde dispositivos con acceso al servidor |
| Costos | Menor costo de suscripción mensual o anual | Mayor costo de instalación y mantenimiento de hardware y software |
| Actualizaciones | Automáticas | Manuales, con frecuencia se requieren especialistas |
| Colaboración | Permite colaboración en tiempo real | Limitada a usuarios dentro de la misma red local |
| Seguridad | Cifrado y copias de seguridad automáticas | Requiere configuraciones y copias de seguridad manuales |
| Escalabilidad | Altamente escalable según las necesidades | Limitada por la capacidad del hardware y la infraestructura local |
| Soporte técnico | Soporte remoto disponible 24/7 | Soporte local, limitado a horarios de oficina |
Un sistema contable en la nube aporta más ventajas entre costos, escalabilidad y flexibilidad de uso para cada empresa.
Pasos para migrar a la contabilidad en la nube
Migrar la contabilidad requiere una estrategia de planificación y ejecución, toda empresa puede beneficiarse significativamente.
Aquí te presentamos 5 pasos esenciales que las empresas deben seguir al migrar su contabilidad en la nube
- Evalúa
Identifica qué necesita tu empresa en términos de funcionalidades contables y determina los objetivos de la migración, como mejora en la eficiencia, reducción de costos, o aumento de la seguridad.
- Selecciona un software
Compara diferentes proveedores de contabilidad en la nube y asegúrate que el software cumpla con los requerimientos y normas fiscales vigentes.
- Desarrolla un plan de migración
Crea un cronograma y establece un calendario con hitos y plazos claros, asignando a equipos diferentes en el proceso.
- Prepara tus datos
Audita los datos contables de tu empresa para asegurar su precisión y relevancia, corregir errores y eliminar archivos duplicados al hacer la transferencia.
- Configura el nuevo sistema
Personaliza el software de nube que hayas elegido, para que se ajuste a los procesos de tu empresa. Intégralo con otros sistemas y monitorea el rendimiento. Asegúrate que tu servidor cuente con servicio de atención al cliente 24/7 por si sucede algún inconveniente.
¡Sigue estos pasos y asegura una transición sencilla hacia la contabilidad tecnológica!
Ya seas contador, administrador o emprendedor, puedes hacer uso de un programa contable en la nube como Alegra, que facilita la gestión contable, emisión de facturas electrónicas, reportes en tiempo real y optimización de cuentas y clientes, además de tener un soporte al cliente 24/7.
